Die Systematik der gesetzlichen Sozialversicherung

Die Sozialversicherungsträger benötigen für die Durchführung der Versicherung und die Feststellung der Leistungsansprüche ihrer Versicherten zahlreiche Daten und Informationen, die der Arbeitgeber über das einheitlich festgelegte Meldeverfahren zur Sozialversicherung zu melden haben.

Soweit nichts anderes im Gesetz geregelt ist, richtet sich das Meldeverfahren für die Sozialversiche­rung grundsätzlich nach der Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung (DEÜV). Die DEÜV enthält Bestimmungen zu Art und Zeitpunkt und zur Erstellung der Meldungen. Außerdem gibt es Regelungen für das verbindliche elektronische Übermitt­lungsverfahren für die Meldungen und Beitragsnachweise durch die Arbeitgeber.

Nach § 28a SGB IV hat der Arbeitgeber für jeden in der Kranken‑, Pflege‑, Rentenversicherung oder nach dem Recht der Arbeitsförderung kraft Gesetzes Versicherten Meldungen durch gesicherte und ver­schlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschinell erstellter Aus­füll­hilfe zu erstatten. Die Angaben haben nach dem Schlüsselverzeichnis der Bundesagentur für Arbeit zu erfolgen.⚖

Die Angaben zur Tätigkeit richten sich nach den Verhältnissen zum Zeitpunkt der Abgabe der Sozial­versicherungsmeldung. Vor jeder Meldung ist erneut zu prüfen, ob die für den Beschäftigten vor­ge­se­he­ne Schlüsselzahl noch zutrifft.

Zur Erfassung und Übertragung werden die Angaben in Zahlen verschlüsselt. Diese Schlüsselzahlen sind in die Personalstammdaten der Lohnabrechnungs‐Software einzutragen und bei einer Änderung ggf. neu zu ermitteln und entsprechend anzupassen.

Meldungen über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm

Die Regelung des § 9 Abs. 5 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) erlaubt es dem Arbeitgeber, Ent­gelt­unterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu führen. Der Verweis in § 28p Abs. 6a SGB IV auf § 147 Abs. 6 Satz 1 und 2 der Abgabenordnung (AO) ermöglicht es den Rentenver­siche­rungs­trägern, im Rahmen einer Betriebsprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und diese maschinell auszuwerten.

Seit dem 1. Januar 2006 dürfen alle Meldungen und Bei­trags­nachweise für die Sozialversicherung nur über ein systemgeprüftes Ent­gelt­abrechnungsprogramm oder über systemgeprüfte maschinelle Aus­füll­hilfen an die Annahmestellen übermittelt werden. Die vorher häufig verwendeten Meldungen und Beitragsnachweise in Papierform und die Datenanlieferung an die jeweilige Einzugsstelle per Diskette, Datenband, usw. sind ab 1. Januar 2006 nicht mehr möglich.⚖ Systemgeprüft bedeutet, dass das Entgeltabrechnungsprogramm oder die Ausfüllhilfe durch die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) geprüft und anschließend zertifiziert wurde. Arbeitgeber, die systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme einsetzen, können für einzelne Meldungen auch sys­tem­geprüfte Ausfüllhilfen nutzen.

Der § 28a Abs. 1 SGB IV bestimmt, dass jede Meldung sowie die darin enthaltenen Datensätze mit einem eindeutigen Kennzeichen zur Identifizierung zu versehen sind. Meldungen nach diesem Buch erfolgen, soweit nichts Abweichendes geregelt ist, durch elektronische Datenübermittlung (Datenüber­tragung); dabei sind Datenschutz und Datensicherheit nach dem jeweiligen Stand der Technik sicher­zustellen und bei Nutzung allgemein zugänglicher Netze Verschlüsselungsverfahren zu verwenden. Arbeitgeber oder andere Meldepflichtige haben ihre Meldungen durch Datenübertragung aus system­geprüften Programmen oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen zu erstatten.

SV.net (ab Oktober 2023 SV‐Meldeportal)

Kleinere Betriebe sind den Anforderungen nur begrenzt gewachsen, voll‐elektronisch im Dialog erreichbar zu sein und alle Daten aus Sozialversicherungsmeldungen einschließlich der Entgeltdaten elektronisch vorzuhalten sowie für einen Abruf bereit zu stellen.

Die Sozialversicherungsträger (Gesetzliche Krankenversicherung, Deutsche Rentenversicherung, Deut­sche Gesetzliche Unfallversicherung und Bundesagentur für Arbeit) sind daher gesetzlich verpflichtet eine Ausfüllhilfe zum elektronischen Austausch von Meldungen.⚖ Beitragsnachweisen, Bescheinigungen und Anträgen zur Verfügung zu stellen. Für ›Kleinarbeitgeber‹ (bis max. 10 Arbeitnehmer) stellen die Krankenkassen seit Jahren die Ausfüllhilfe sv.net für die elektronische Datenübermittlung zur Ver­fügung. Die Anwendung sv.net wurde seit 2001 bis dato kontinuierlich an die erweiterten Anfor­derungen zur Digitalisierung der Sozial­ver­sicherung angepasst.

Ab dem 1. Oktober 2023 wird das SV.net durch das SV‐Meldeportal ersetzt. Das neue ›SV‐Meldeportal‹ steht Arbeitgebern ab 4. Oktober 2023 zur Verfügung. Auch das neue SV‐Meldeportal soll vorrangig kleine Arbeitgeber bei der Erfüllung der Meldepflichten und dem Abruf von Bescheinigungen unter­stützen. Aber auch mittelständische und große Unternehmen, Selbstständige, die öffentliche Ver­wal­tung sowie Zahlstellen können das SV‐Meldeportal nutzen.

Das SV‐Meldeportal gliedert sich in eine Web-Präsenz und die eigentliche Ausfüllhilfe, die über die Web‐Präsenz oder direkt aufgerufen werden kann. Die Web‐Präsenz stellt für den Benutzer ausführliche Informationen zur Nutzung der Ausfüllhilfe bereit. Dazu werden auch kurze Videosequenzen angeboten, die einfach und verständlich die einzelnen Funktionen erklären.

Die Benutzeroberfläche des SV‐Meldeportals wird barrierefrei sein und für die Mehrsprachigkeit vor­bereitet. Man kann das Portal sowohl am stationären PC als auch mobil über Tablet oder Smartphone benutzen; das Design passt sich dann automatisch an (responsive Design).

Mit der neuen Ausfüllhilfe können Meldungen, Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Anträge ausfüllt und abgeben werden. Ab 1. Januar 2024 erfolgen Rückmeldungen nur noch über das SV‐Meldeportal. Nur die A1‑Bescheinigung und eAU‑Be­schei­nigungen können vorerst weiterhin über sv.net abgerufen werden.

Ausstrahlung/Einstrahlung → A1‐Bescheinigung

Registrierung und Nutzungsgebühr

Für die Nutzung des SV‐Meldeportals ist vom Nutzer eine Nutzungsgebühr zu zahlen. Die Nutzung des SV‐Meldeportals ist in den Jahren 2023 und 2024 kostenfrei, sofern sich Arbeitgeber und deren Dienstleistungspartner bis zum 31.03.2024 als Nutzer registrieren. Erst ab 2025 ist für diese Anwender die Nutzung des SV-Meldeportals kostenpflichtig.

Für den Austausch von Meldungen für eine Laufzeit von 36 Monaten werden für eine Betriebsnummer 36 Euro und für den Austausch von Meldungen für mehrere Betriebsnummern 99 Euro jeweils plus Mehrwertsteuer berechnet. Die Nutzungsgebühr wird im Voraus erhoben.

Cloudbasierte Datenspeichermöglichkeit

Das SV-Meldeportal bietet optional eine cloudbasierte Datenspeichermöglichkeit über einen zentralen, sicheren Online-Datenspeicher an. Die Daten des Arbeitgebers werden verschlüsselt gespeichert und stehen ausschließlich legitimierten Benutzern zur Verfügung. Der Zugriff von Unberechtigten ist durch eine komplexe IT-Infrastruktur, die in modernen Rechenzentren betrieben wird, abgesichert. Der Online-Datenspeicher speichert die Firmendaten, Personaldaten sowie alle abgegebenen und empfangenen Meldungen für die Dauer von maximal fünf Jahren. Das neue SV‐Meldeportal führt jedoch keine Berechnungen zur Ermittlung der erforderlichen Angaben durch und steht damit nicht in Konkurrenz zu den professionellen Entgeltabrechnungsprogrammen. Die gespeicherten Daten könen jedoch im Rahmen einer elektronischen Betriebsprüfung genutzt werden.

Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags → Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (EuBP)

Arbeitgeber, die für mehr als eine Betriebsnummer Daten mit den Sozialversicherungsträgern austauschen, oder Dienstleistungspartner, die für mehrere Arbeitgeber die Entgeltabrechnung und das Meldewesen übernehmen, können eine strukturierte Mandantenverwaltung nutzen. Der Arbeitgeber kann bspw. einer Steuerberatung für einen frei bestimmbaren Zeitraum ein Mandat übertragen, die in seinem Auftrag Meldungen mit Sozialversicherungsträgern austauscht. Am Ende dieser Zusammen­arbeit verfügt der Arbeitgeber aber weiterhin über seine Daten im Online‐Datenspeicher, da diese immer mit Bezug zu seiner Betriebsnummer erfasst und ausgetauscht werden.

Die Krankenkassen und die übrigen Sozialversicherungsträger werden die Arbeitgeber laufend über die Änderungen zur Nutzung des SV‐Meldeportals informieren. Dazu können alle Informationen ab August 2023 von der Online‐Plattform abgerufen werden.

Annahmestellen

Die Meldungen nach der DEÜV und die Beitragsnachweise hat der Arbeitgeber an die Krankenkassen zu übermitteln, bei denen die Beschäftigten versichert sind.

Damit die Daten nicht an jede Krankenkasse separat übermittelt werden müssen, haben die Kranken­kassen für das elektronische Abrechnungsverfahren kassenspezifische ›Annahmestellen für Abrech­nungsdaten‹ benannt. Die Annahmestellen bei elektronischer Abrechnung sind in den Kostenträger­dateien zusammengefasst, die im Internet unter ›www.datenaustausch.de‹ in der aktuellen Fas­sung abgerufen werden können. Die Annahmestellen leiten die Daten dann an die einzelnen Kranken­kassen weiter.

Stellt die Annahmestelle bei Annahme der Meldung Mängel fest, die die Annahme der Daten beein­trächtigen, insbesondere dass die Datensätze unvollständig sind, hat sie die Meldung zurückzuweisen. Der Arbeitgeber, das Rechenzentrum oder die vergleichbare Einrichtung ist über die festgestellten Män­gel durch Datenübertragung zu unterrichten. Die Mängel sind unverzüglich zu beheben und die zurückgewiesenen Meldungen erneut zu erstatten.⚖

Damit auch die anderen Sozialversicherungsträger über die Beschäftigungsdaten verfügen können, lei­ten die Krankenkassen diese an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) weiter.

Meldungen für geringfügig Beschäftigte

Die Knappschaft Bahn See ist die zentrale Einzugs‑ und Meldestelle für Daten der geringfügig Be­schäftigten. Der Arbeitgeber hat die Daten der geringfügig entlohnten Beschäftigten und die der ge­ringfügig kurzfristig Beschäftigten direkt an die ›Minijobzentrale‹ der Knappschaft Bahn See zu über­mitteln.

Geringfügig entlohnte Beschäftigung → Meldeverfahren

Sofortmeldungen

Sofortmeldungen übermitteln die Arbeitgeber direkt an die Datenstelle der Träger der Rentenver­si­cherung.

Sofortmeldung → Betroffene Wirtschaftsbereiche

Für die Abgabe der verschiedenen Meldungen zur Sozialversicherung gelten unterschiedliche Fristen. Fällt der letzte Tag der Meldefrist auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, endet die Frist zur Abgabe der Meldung erst mit Ablauf des nächsten Werktages.

Fehlerhaft abgegebene Meldungen und Meldungen, die nicht zu erstatten waren, sind unverzüglich zu stornieren und ggf. in richtiger Form erneut zu erstatten. Wird eine Meldung storniert, so sind hier die ursprünglich gemeldeten Daten anzugeben. Namensänderungen, Änderungen der Staatsangehörigkeit, Anschriftenänderungen sowie Änderungen von Betriebsdaten können nicht storniert werden.

Meldegrund	Abgabefrist
Sofortmeldung	Spätestens bei Aufnahme des Beschäftigungsver­hält­nisses.
Anmeldung	Mit der ersten Lohn‑ und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Be­schäf­tigungsbeginn.
Abmeldung	Mit der nächsten folgenden Lohn‑ und Gehaltsab­rechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach dem Ende der Beschäftigung.
Jahresmeldung	Mit der nächsten folgenden Lohn‑ und Gehaltsab­rechnung, spätestens bis zum 15. Februar des Fol­gejahres.
UV‐Jahresmeldung	Bis zum 16. Februar des Folgejahres.
Unterbrechungsmeldung	Innerhalb von zwei Wochen nach Ablauf des ersten vollen Kalendermonats der Unterbrechung.
Einmalbezüge (Sondermeldung)	Mit der ersten folgenden Lohn‑ und Gehaltsab­rechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach der Zahlung.
Flexible Arbeitszeitregelungen (Störfall)	Mit der ersten folgenden Lohn‑ und Gehaltsab­rechnung.
Änderungsmeldung	Mit der ersten folgenden Lohn‑ und Gehaltsab­rechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach der Änderung oder des Eintritts des melde­pflich­tigen Tatbestands.
Stornierungsmeldung	Unverzüglich

Die Rentenver­sicherungsnummer ist identisch mit der früher verwendeten Sozialversicherungsnummer.

Spätestens dann, wenn jemand in Deutschland erstmals eine Beschäftigung aufnimmt, vergibt die Rentenversicherung für diese Person eine Versicherungsnummer. Wer als deutscher Staatsbürger geboren wird, bekommt seit dem Jahre 2005 bereits bei der Geburt eine Versicherungsnummer zugeteilt.

Die Rentenversicherungsnummer identifziert die versicherte Person eindeutig. Sie begleitet die Erwerbsperson durch ihr ganzes Berufs‑ und Rentenleben und bleibt ein Leben lang unverändert bestehen. Diese eindeutige Identifizierungsnummer stellt u. a. sicher, dass die eingezahlten Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung auch dem richtigen Konto und damit der richtigen Person zugeordnet werden. Sie muss daher bei allen Meldungen zur Sozialversicherung korrekt angegeben werden.

Aufbau der Rentenversicherungsnummer

Die Rentenversicherungsnummer ist ein aus zwölf Buchstaben und Ziffern bestehendes Kennzeichen zur Identifikation von versicherten Personen in der gesetzlichen Sozialversicherung der Bundesrepublik Deutschland.

Stellen	Bedeutung
1 bis 2:	Bereichsnummer des Rentenversicherungsträgers
3 bis 4:	Geburtstag des Versicherten
5 bis 6:	Geburtsmonat des Versicherten
7 bis 8:	Geburtsjahr des Versicherten
9:	Anfangsbuchstabe des Geburtsnamens des Versicherten
10 bis 11:	Seriennummer (bei Männern von 00‐49, bei Frauen oder unbestimmtem Geschlecht von 50‐99)
12:	Interne Prüfziffer

Die Datenstelle der Rentenversicherung stellt für jede Person, für die sie eine Versicherungsnummer vergibt, einen Sozialversicherungsausweis aus, der die Versicherungsnummer, das Ausstellungsdatum, den Geburtsnamen, den Familien‑ und den Vornamen (auch in codiert und digital signierter Form) enthält.⚖

Die Gestaltung und das Verfahren zur Ausstellung des Sozialversicherungsausweises legt die Deutsche Rentenversicherung Bund in Grundsätzen fest, die vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales zu genehmigen und im Bundesanzeiger zu veröffentlichen sind.

Seit Januar 2011 ist der Ausweis in der früheren Form entfallen. An seine Stelle tritt ein Schreiben des Rentenversicherungsträgers, in dem – neben den persönlichen Daten – die Sozialversicherungs­num­mer mitgeteilt wird. Die Sozialversicherungsnummer wird vom Arbeitgeber bei allen Meldungen an die Sozialversicherung (z. B. An‑, Ab‑ oder Jahresmeldungen) verwendet, um den Versicherten zu iden­tifizieren.

Vorlagepflicht

Die Regelungen über den Sozialversicherungsausweis gelten grundsätzlich für alle Beschäftigten. Die früher gültigen Ausnahmen für zum Beispiel Beamte und Schüler unter 16 Jahren gelten nicht mehr.

Der Sozialversicherungsausweis wird z. B. bei Aufnahme einer neuen Beschäftigung zum Nachweis der vergebenen Versicherungsnummer und bei der Beantragung von Sozialleistungen benötigt. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Vorlage zu verlangen. Kann der Beschäftigte dies nicht zum Zeitpunkt des Beschäftigungsbeginns, so hat er dies unverzüglich nachzu­holen.⚖

Bis zum 31. Dezember 2008 war es in bestimmten Branchen vorgeschrieben, den Sozialversiche­rungs­ausweis stets mitzuführen. Diese Mitführungspflicht ist zum 1. Januar 2009 entfallen. Seitdem besteht für die Personen, die in bestimmten Wirtschafts­bereichen oder Wirtschafts­zweigen tätig sind, bei der Er­brin­gung von Dienst‑ oder Werkleistungen ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweis­ersatz mitzuführen und bei Kontrollen den Behörden der Zollverwaltung auf Verlangen vorzulegen.⚖

Sofortmeldung → Betroffene Wirtschaftsbereiche

Eine Sonderregelung besteht für Arbeitnehmer, die aus dem Ausland nach Deutschland entsandt sind und deshalb nicht nach deutschem Recht versicherungspflichtig werden. Diese müssen den Aufent­haltstitel (Aufenthaltserlaubnis) mitführen oder, bei Arbeitnehmern aus dem Europäischen Wirt­schafts­raum, die A1‐Bescheinigung.

Ausstrahlung/Einstrahlung → A1‐Bescheinigung

Ausländische Arbeitnehmer → Arbeitserlaubnis (Aufenthaltstitel)

Ist der Sozialversicherungsausweis abhanden gekommen oder unbrauchbar geworden, stellt die zuständige Einzugsstelle auf Antrag einen neuen Sozialversicherungsausweis aus.

⇰ Neuregelung ab 1. Januar 2023: (Versicherungsnummernachweis)

Mit dem Achten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (8. SGB IV‐Änderungsgesetz – 8. SGB IVÄndG) wurden die bisher in § 18h SGB IV enthaltenen Regelungen zum SV-Ausweis aufgehoben. Zugleich wurden annähernd gleichlautende Bestimmungen zum Inhalt und zur Vergabe des Versicherungsnummernachweises in § 147 Abs. 4 und 5 SGB VI aufgenommen. Alle bisher ausgestellten SV‐Ausweise bleiben weiterhin gültig.

⇰ Keine Vorlagepflicht mehr bei Beginn einer Beschäftigung

Der Arbeitgeber muss die Personaldaten nach wie vor einem amtlichen Dokument entnehmen und dies in den Entgeltunterlagen dokumentieren. Zur sicheren Zuordnung sind neben Namen und Geburts­datum auch der Geburtsort und das Geburtsland anzugeben.

Ab 1. Januar 2023 besteht für neu eingestellte Beschäftigte jedoch keine Verpflichtung mehr, den Versicherungsnummernachweis bzw. dessen Vorgänger (den SV‐Ausweis) vorzulegen. Stattdessen erfolgt im Rahmen der Meldeverfahren jetzt in jedem Fall, in dem einem Arbeitgeber keine Versi­che­rungsnummer vorgelegt wird, automatisch eine Abfrage zur Versicherungsnummer bei der Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung. Die Antwort wird dann in der Regel automatisch im Abrech­nungs­system gespeichert.

Jeder Betrieb, der Arbeitnehmer beschäftigt, benötigt eine Betriebsnummer.⚖

Die Betriebsnummer wird vom Betriebsnummern‐Service der Bundesagentur für Arbeit in Saarbrücken vergeben. Sie ist eine achtstellige Nummernfolge, die vorrangig zur Identifikation des Arbeitgebers im Rahmen des Melde‑ und Beitragseinzugsverfahrens in der gesetzlichen Sozialversicherung dient.

Stellen	Bedeutung
1 bis 3:	Schlüsselnummer der für die Vergabe der Betriebsnummer zuständigen örtlichen Arbeitsagentur.
4 bis 7:	Kennzeichnen den Betrieb (Betriebsteil des Unternehmens)
8:	Prüfziffer

Vergabe der Betriebsnummer

Eine Betriebsnummer kann ausschließlich auf elektronischem Weg beantragt werden. Der Antrag kann vom Arbeitgeber selbst oder von einer vertretungsberechtigten Person (z. B. Steuerberater) gestellt werden.

Hat ein Betrieb mehrere Niederlassungen am selben Ort, werden alle Arbeitnehmer unter einer Betriebsnummer zur Sozialversicherung gemeldet. Beschäftigt der Arbeitgeber zudem Arbeitnehmer an einem anderen Ort, oder in einem anderen Wirtschaftszweig, ist hierfür eine eigenständige Betriebs­nummer erforderlich.

Änderungen der Betriebsdaten

Nach Vergabe der Betriebsnummer hat der Arbeitgeber dem Betriebsnummern‐Service ggf. ein­tretende Änderungen der Betriebsdaten mitzuteilen.

Funktion der Betriebsnummer

Mithilfe der Betriebsnummer werden die Sozialversicherungsmeldungen und die Beitragszahlungen dem jeweiligen Arbeitgeber zugeordnet.

Über die Betriebsnummer werden die Beschäftigten eines Betriebes sowohl einer Region als auch einer Wirtschaftsklasse zugeordnet. Die Betriebsnummer spielt damit in der Beschäftigungsstatistik der Bundesagentur für Arbeit eine wichtige Rolle.

Den Rentenversicherungsträgern dient die Prüfziffer der Betriebsnummer zur Zuordnung der Prüfkon­tingente.