Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten in Zahlen verschlüsselte Meldungen durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfe zu erstatten.
Die Regelung des § 9 Abs. 5 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) erlaubt es dem Arbeitgeber, Entgeltunterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu führen. Der Verweis in § 28p Abs. 6a SGB IV auf § 147 Abs. 6 Satz 1 und 2 der Abgabenordnung (AO) ermöglicht es den Rentenversicherungsträgern, im Rahmen einer Betriebsprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und diese maschinell auszuwerten.
Seit dem 1. Januar 2006 dürfen alle Meldungen und Beitragsnachweise für die Sozialversicherung nur über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder über systemgeprüfte maschinelle Ausfüllhilfen an die Annahmestellen übermittelt werden. Die vorher häufig verwendeten Meldungen und Beitragsnachweise in Papierform und die Datenanlieferung an die jeweilige Einzugsstelle per Diskette, Datenband, usw. sind ab 1. Januar 2006 nicht mehr möglich.⚖ Systemgeprüft bedeutet, dass das Entgeltabrechnungsprogramm oder die Ausfüllhilfe durch die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) geprüft und anschließend zertifiziert wurde. Arbeitgeber, die systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme einsetzen, können für einzelne Meldungen auch systemgeprüfte Ausfüllhilfen nutzen.
Der § 28a Abs. 1 SGB IV bestimmt, dass jede Meldung sowie die darin enthaltenen Datensätze mit einem eindeutigen Kennzeichen zur Identifizierung zu versehen sind. Meldungen nach diesem Buch erfolgen, soweit nichts Abweichendes geregelt ist, durch elektronische Datenübermittlung (Datenübertragung); dabei sind Datenschutz und Datensicherheit nach dem jeweiligen Stand der Technik sicherzustellen und bei Nutzung allgemein zugänglicher Netze Verschlüsselungsverfahren zu verwenden. Arbeitgeber oder andere Meldepflichtige haben ihre Meldungen durch Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen zu erstatten.
Beginn und Ende der versicherungspflichtigen Beschäftigung,
Vorliegen einer Beschäftigung am 31. Dezember des Vorjahres (Jahresmeldung),
Wechsel im Zeitraum bis zum 31. Dezember 2024 von einem Beschäftigungsbetrieb im Beitrittsgebiet zu einem Beschäftigungsbetrieb im übrigen Bundesgebiet oder umgekehrt,
Eintritt eines Insolvenzereignisses,
Änderungen in der Beitragspflicht,
Wechsel der Einzugsstelle,
Anträgen auf Altersrenten oder Auskunftsersuchen des Familiengerichts in Versorgungsausgleichsverfahren,
Unterbrechung der Entgeltzahlung,
Auflösung des Arbeitsverhältnisses,
Anforderung der Einzugsstelle nach § 26 Abs. 4 Satz 2 SGB IV,
Antrag des geringfügig Beschäftigten nach § 6 Abs. 1b des Sechsten Buches auf Befreiung von der Versicherungspflicht,
einmalig gezahltem Arbeitsentgelt,
Beginn und Ende der Berufsausbildung,
Beginn und Ende der Altersteilzeitarbeit,
Änderung des Arbeitsentgelts, wenn die in § 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV genannte Grenze über‑ oder unterschritten wird,
nach § 23b Abs. 2 bis 3 SGB IV gezahltem Arbeitsentgelt oder
Wechsel im Zeitraum bis zum 31. Dezember 2024 von einem Wertguthaben, das im Beitrittsgebiet und einem Wertguthaben, das im übrigen Bundesgebiet erzielt wurde,
Kleinere Betriebe sind den Anforderungen nur begrenzt gewachsen, voll‐elektronisch im Dialog erreichbar zu sein und alle Daten aus Sozialversicherungsmeldungen einschließlich der Entgeltdaten elektronisch vorzuhalten sowie für einen Abruf bereit zu stellen.
Für diese ›Kleinarbeitgeber‹ (bis max. 10 Arbeitnehmer) stellen die Krankenkassen seit Jahren die Ausfüllhilfe sv.net für die elektronische Datenübermittlung zur Verfügung. Noch im Jahr 2023 soll sv.net vom SV‐Meldeportal als neue Ausfüllhilfe abgelöst werden. Mit der neuen Ausfüllhilfe wird für Kleinarbeitgeber ein Angebot geschaffen, diese Daten in einem zentralen, sicheren Datenspeicher vorhalten zu können.
SVMWIndex k5s1a1
Der Arbeitgeber hat die Sozialversicherungsmeldungen innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Meldefristen zu entrichten.
SVMWIndex k5s1a2
Die Rentenversicherungsnummer ist ein aus Buchstaben und Ziffern bestehendes Kennzeichen zur Identifikation von versicherten Personen in der Gesetzlichen Rentenversicherung der Bundesrepublik Deutschland.
SVMWIndex k5s1a3
Seit Januar 2011 ist der Ausweis in der früheren Form entfallen. An seine Stelle tritt ein Schreiben des Rentenversicherungsträgers, in dem – neben den persönlichen Daten – die Sozialversicherungsnummer mitgeteilt wird.
Die Datenstelle der Rentenversicherung stellt für jede Person, für die sie eine Versicherungsnummer vergibt, einen Sozialversicherungsausweis aus, der die Versicherungsnummer, das Ausstellungsdatum, den Geburtsnamen, den Familien‑ und den Vornamen (auch in codiert und digital signierter Form) enthält.⚖
Die Gestaltung und das Verfahren zur Ausstellung des Sozialversicherungsausweises legt die Deutsche Rentenversicherung Bund in Grundsätzen fest, die vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales zu genehmigen und im Bundesanzeiger zu veröffentlichen sind.
Seit Januar 2011 ist der Ausweis in der früheren Form entfallen. An seine Stelle tritt ein Schreiben des Rentenversicherungsträgers, in dem – neben den persönlichen Daten – die Sozialversicherungsnummer mitgeteilt wird. Die Sozialversicherungsnummer wird vom Arbeitgeber bei allen Meldungen an die Sozialversicherung (z. B. An‑, Ab‑ oder Jahresmeldungen) verwendet, um den Versicherten zu identifizieren.
Nach den Grundsätzen für die Gestaltung des Sozialversicherungsausweises in der ab 2021 geltenden Fassung darf der Sozialversicherungsausweis nur folgende Daten enthalten:⚖
Die Rentenversicherungsnummer des Inhabers,
den Familiennamen und den Geburtsnamen (sowie ggf. akademische Titel),
den Vornamen,
das Ausstellungsdatum.
Weitere personenbezogene Daten darf der Ausweis nicht enthalten. Außerdem sind die Bezeichnung ›Sozialversicherungsausweis‹, der Name des ausstellenden Rentenversicherungsträgers sowie eine fortlaufende Vordrucknummer aufgedruckt.
Die Regelungen über den Sozialversicherungsausweis gelten grundsätzlich für alle Beschäftigten. Die früher gültigen Ausnahmen für zum Beispiel Beamte und Schüler unter 16 Jahren gelten nicht mehr.
Der Sozialversicherungsausweis wird z. B. bei Aufnahme einer neuen Beschäftigung zum Nachweis der vergebenen Versicherungsnummer und bei der Beantragung von Sozialleistungen benötigt. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Vorlage zu verlangen. Kann der Beschäftigte dies nicht zum Zeitpunkt des Beschäftigungsbeginns, so hat er dies unverzüglich nachzuholen.⚖
Bis zum 31. Dezember 2008 war es in bestimmten Branchen vorgeschrieben, den Sozialversicherungsausweis stets mitzuführen. Diese Mitführungspflicht ist zum 1. Januar 2009 entfallen. Seitdem besteht für die Personen, die in bestimmten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen tätig sind, bei der Erbringung von Dienst‑ oder Werkleistungen ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz mitzuführen und bei Kontrollen den Behörden der Zollverwaltung auf Verlangen vorzulegen.⚖
Sofortmeldung → Betroffene Wirtschaftsbereiche
Eine Sonderregelung besteht für Arbeitnehmer, die aus dem Ausland nach Deutschland entsandt sind und deshalb nicht nach deutschem Recht versicherungspflichtig werden. Diese müssen den Aufenthaltstitel (Aufenthaltserlaubnis) mitführen oder, bei Arbeitnehmern aus dem Europäischen Wirtschaftsraum, die A1‐Bescheinigung.
Ausstrahlung/Einstrahlung → A1‐Bescheinigung
Ausländische Arbeitnehmer → Arbeitserlaubnis (Aufenthaltstitel)
Ist der Sozialversicherungsausweis abhanden gekommen oder unbrauchbar geworden, stellt die zuständige Einzugsstelle auf Antrag einen neuen Sozialversicherungsausweis aus.
Mit dem Achten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (8. SGB IV‐Änderungsgesetz – 8. SGB IVÄndG) wurden die bisher in § 18h SGB IV enthaltenen Regelungen zum SV-Ausweis aufgehoben. Zugleich wurden annähernd gleichlautende Bestimmungen zum Inhalt und zur Vergabe des Versicherungsnummernachweises in § 147 Abs. 4 und 5 SGB VI aufgenommen. Alle bisher ausgestellten SV‐Ausweise bleiben weiterhin gültig.
Der Arbeitgeber muss die Personaldaten nach wie vor einem amtlichen Dokument entnehmen und dies in den Entgeltunterlagen dokumentieren. Zur sicheren Zuordnung sind neben Namen und Geburtsdatum auch der Geburtsort und das Geburtsland anzugeben.
Ab 1. Januar 2023 besteht für neu eingestellte Beschäftigte jedoch keine Verpflichtung mehr, den Versicherungsnummernachweis bzw. dessen Vorgänger (den SV‐Ausweis) vorzulegen. Stattdessen erfolgt im Rahmen der Meldeverfahren jetzt in jedem Fall, in dem einem Arbeitgeber keine Versicherungsnummer vorgelegt wird, automatisch eine Abfrage zur Versicherungsnummer bei der Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung. Die Antwort wird dann in der Regel automatisch im Abrechnungssystem gespeichert.
SVMWIndex k5s1a4
Die vom Betriebsnummern‐Service der Bundesagentur für Arbeit vergebene Betriebsnummer ist das Ordnungsmerkmal zur Identifikation des Arbeitgebers im Rahmen des Melde‑ und Beitragseinzugsverfahrens in der gesetzlichen Sozialversicherung.
SVMWIndex k5s1a5