Die Systematik der gesetzlichen Sozialversicherung

Meldungen über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm

Die Regelung des § 9 Abs. 5 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) erlaubt es dem Arbeitgeber, Ent­gelt­unterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu führen. Der Verweis in § 28p Abs. 6a SGB IV auf § 147 Abs. 6 Satz 1 und 2 der Abgabenordnung (AO) ermöglicht es den Rentenver­siche­rungs­trägern, im Rahmen einer Betriebsprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und diese maschinell auszuwerten.

Seit dem 1. Januar 2006 dürfen alle Meldungen und Bei­trags­nachweise für die Sozialversicherung nur über ein systemgeprüftes Ent­gelt­abrechnungsprogramm oder über systemgeprüfte maschinelle Aus­füll­hilfen an die Annahmestellen übermittelt werden. Die vorher häufig verwendeten Meldungen und Beitragsnachweise in Papierform und die Datenanlieferung an die jeweilige Einzugsstelle per Diskette, Datenband, usw. sind ab 1. Januar 2006 nicht mehr möglich.⚖ Systemgeprüft bedeutet, dass das Entgeltabrechnungsprogramm oder die Ausfüllhilfe durch die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) geprüft und anschließend zertifiziert wurde. Arbeitgeber, die systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme einsetzen, können für einzelne Meldungen auch sys­tem­geprüfte Ausfüllhilfen nutzen.

Der § 28a Abs. 1 SGB IV bestimmt, dass jede Meldung sowie die darin enthaltenen Datensätze mit einem eindeutigen Kennzeichen zur Identifizierung zu versehen sind. Meldungen nach diesem Buch erfolgen, soweit nichts Abweichendes geregelt ist, durch elektronische Datenübermittlung (Datenüber­tragung); dabei sind Datenschutz und Datensicherheit nach dem jeweiligen Stand der Technik sicher­zustellen und bei Nutzung allgemein zugänglicher Netze Verschlüsselungsverfahren zu verwenden. Arbeitgeber oder andere Meldepflichtige haben ihre Meldungen durch Datenübertragung aus system­geprüften Programmen oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen zu erstatten.

SV.net (SV‐Meldeportal)

Kleinere Betriebe sind den Anforderungen nur begrenzt gewachsen, voll‐elektronisch im Dialog erreichbar zu sein und alle Daten aus Sozialversicherungsmeldungen einschließlich der Entgeltdaten elektronisch vorzuhalten sowie für einen Abruf bereit zu stellen.

Für diese ›Kleinarbeitgeber‹ (bis max. 10 Arbeitnehmer) stellen die Krankenkassen seit Jahren die Ausfüllhilfe sv.net für die elektronische Datenübermittlung zur Verfügung. Noch im Jahr 2023 soll sv.net vom SV‐Meldeportal als neue Ausfüllhilfe abgelöst werden. Mit der neuen Ausfüllhilfe wird für Kleinarbeitgeber ein Angebot geschaffen, diese Daten in einem zentralen, sicheren Datenspeicher vorhalten zu können.

Die Datenstelle der Rentenversicherung stellt für jede Person, für die sie eine Versicherungsnummer vergibt, einen Sozialversicherungsausweis aus, der die Versicherungsnummer, das Ausstellungsdatum, den Geburtsnamen, den Familien‑ und den Vornamen (auch in codiert und digital signierter Form) enthält.⚖

Die Gestaltung und das Verfahren zur Ausstellung des Sozialversicherungsausweises legt die Deutsche Rentenversicherung Bund in Grundsätzen fest, die vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales zu genehmigen und im Bundesanzeiger zu veröffentlichen sind.

Seit Januar 2011 ist der Ausweis in der früheren Form entfallen. An seine Stelle tritt ein Schreiben des Rentenversicherungsträgers, in dem – neben den persönlichen Daten – die Sozialversicherungs­num­mer mitgeteilt wird. Die Sozialversicherungsnummer wird vom Arbeitgeber bei allen Meldungen an die Sozialversicherung (z. B. An‑, Ab‑ oder Jahresmeldungen) verwendet, um den Versicherten zu iden­tifizieren.

Vorlagepflicht

Die Regelungen über den Sozialversicherungsausweis gelten grundsätzlich für alle Beschäftigten. Die früher gültigen Ausnahmen für zum Beispiel Beamte und Schüler unter 16 Jahren gelten nicht mehr.

Der Sozialversicherungsausweis wird z. B. bei Aufnahme einer neuen Beschäftigung zum Nachweis der vergebenen Versicherungsnummer und bei der Beantragung von Sozialleistungen benötigt. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Vorlage zu verlangen. Kann der Beschäftigte dies nicht zum Zeitpunkt des Beschäftigungsbeginns, so hat er dies unverzüglich nachzu­holen.⚖

Bis zum 31. Dezember 2008 war es in bestimmten Branchen vorgeschrieben, den Sozialversiche­rungs­ausweis stets mitzuführen. Diese Mitführungspflicht ist zum 1. Januar 2009 entfallen. Seitdem besteht für die Personen, die in bestimmten Wirtschafts­bereichen oder Wirtschafts­zweigen tätig sind, bei der Er­brin­gung von Dienst‑ oder Werkleistungen ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweis­ersatz mitzuführen und bei Kontrollen den Behörden der Zollverwaltung auf Verlangen vorzulegen.⚖

Sofortmeldung → Betroffene Wirtschaftsbereiche

Eine Sonderregelung besteht für Arbeitnehmer, die aus dem Ausland nach Deutschland entsandt sind und deshalb nicht nach deutschem Recht versicherungspflichtig werden. Diese müssen den Aufent­haltstitel (Aufenthaltserlaubnis) mitführen oder, bei Arbeitnehmern aus dem Europäischen Wirt­schafts­raum, die A1‐Bescheinigung.

Ausstrahlung/Einstrahlung → A1‐Bescheinigung

Ausländische Arbeitnehmer → Arbeitserlaubnis (Aufenthaltstitel)

Ist der Sozialversicherungsausweis abhanden gekommen oder unbrauchbar geworden, stellt die zuständige Einzugsstelle auf Antrag einen neuen Sozialversicherungsausweis aus.

⇰ Neuregelung ab 1. Januar 2023: (Versicherungsnummernachweis)

Mit dem Achten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (8. SGB IV‐Änderungsgesetz – 8. SGB IVÄndG) wurden die bisher in § 18h SGB IV enthaltenen Regelungen zum SV-Ausweis aufgehoben. Zugleich wurden annähernd gleichlautende Bestimmungen zum Inhalt und zur Vergabe des Versicherungsnummernachweises in § 147 Abs. 4 und 5 SGB VI aufgenommen. Alle bisher ausgestellten SV‐Ausweise bleiben weiterhin gültig.

⇰ Keine Vorlagepflicht mehr bei Beginn einer Beschäftigung

Der Arbeitgeber muss die Personaldaten nach wie vor einem amtlichen Dokument entnehmen und dies in den Entgeltunterlagen dokumentieren. Zur sicheren Zuordnung sind neben Namen und Geburts­datum auch der Geburtsort und das Geburtsland anzugeben.

Ab 1. Januar 2023 besteht für neu eingestellte Beschäftigte jedoch keine Verpflichtung mehr, den Versicherungsnummernachweis bzw. dessen Vorgänger (den SV‐Ausweis) vorzulegen. Stattdessen erfolgt im Rahmen der Meldeverfahren jetzt in jedem Fall, in dem einem Arbeitgeber keine Versi­che­rungsnummer vorgelegt wird, automatisch eine Abfrage zur Versicherungsnummer bei der Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung. Die Antwort wird dann in der Regel automatisch im Abrech­nungs­system gespeichert.