Die Systematik der gesetzlichen Sozialversicherung

Bis zum Jahre 1995 waren grundsätzlich die Krankenkassen als Einzugsstellen des Gesamtsozialver­sicherungsbeitrags auch für die Beitragsüberwachung zuständig. Die Träger der Deutschen Renten­versicherung hatten sich lediglich in ›ausreichendem Maße‹ an den Betriebsprüfungen zu beteiligen.

Nach einer bis Ende 1998 andauernden Übergangsphase, hat der Gesetzgeber im Jahre 1999 die Prüf­kompetenz vollständig auf die Träger der gesetzlichen Rentenversicherung übertragen. Seitdem werden alle Prüfungen im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag in alleiniger Zuständig­keit von den Prüfern der Deutschen Rentenversicherung durchgeführt.⚖ Lediglich den land­wirt­schaftlichen Krankenkassen wurde weiterhin ein eigenes Prüfrecht für die bei ihnen versicherten Familienangehörigen eingeräumt.⚖

Während die Krankenkassen nur berechtigt waren, im Rahmen ihrer Betriebsprüfungen die Beschäfti­gungsverhältnisse der bei ihnen angemeldeten Beschäftigten zu prüfen, müssen die Prüfer der Renten­versicherungsträger – ohne Rücksicht auf Mitgliedschaften – grundsätzlich alle Beschäftigungsverhält­nisse prüfen. Zwar müssen sich die Arbeitgeber seit 1999 damit zeitlich grundsätzlich auf ein etwas längeres Prüfverfahren einstellen, durch den Wegfall von ›Mehrfachprüfungen‹ durch verschie­dene Krankenkassen ist letztendlich aber eine eindeutige zeitliche Entlastung und zudem durch den Wegfall divergierender Entscheidungen auch eine größere Rechtssicherheit eingetreten.

Sinn und Zweck der Betriebsprüfungen

Eine Betriebsprüfung stellt einen staatlichen Eingriff in die Rechtssphäre von Unternehmen dar. Be­triebs­prüfungen haben unmittelbar im Interesse der Versicherungsträger und mittelbar im Interesse der Versicherten den Zweck, die Beitragsentrichtung zu den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung zu sichern. Sie sollen einerseits Beitragsausfälle verhindern helfen, andererseits die Versicherungs­träger davor bewahren, dass aus der Annahme von Beiträgen für nicht versicherungspflichtige Per­sonen Leistungsansprüche entstehen.

Eine über diese Kontrollfunktion hinausgehende Bedeutung kommt den Betriebsprüfungen nicht zu und kann ihnen schon deshalb nicht zukommen, weil die Betriebsprüfung nicht umfassend oder er­schöpfend zu sein braucht und sich auf bestimmte Einzelfälle oder Stichproben beschränken darf. Ins­besondere bezwecken die Betriebsprüfungen nicht, den Arbeitgeber als Beitragsschuldner zu schützen oder ihm etwa ›Entlastung‹ zu erteilen.⚖

Die stichprobenartige Prüfung entspricht einer jahrzehntelangen Praxis, die sowohl der Gesetzgeber als auch die Rechtsprechung unbeanstandet gelassen haben. Wie das Bundessozialgericht feststellte, kann selbst bei ›kleineren‹ Betrieben eine Betriebsprüfung auf Stichproben beschränkt bleiben.⚖ Ein Hinweis auf die stichprobenartige Prüfung muss nicht zwingend im Bescheid enthalten sein.⚖

Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge → Der Beitragsschuldner

Prüfschwerpunkte (GSV) → Wesentliche Prüfungsinhalte

Amtsermittlungsgrundsatz

Der für alle Verwaltungsverfahren geltende Grundsatz der Ermittlung des Sachverhaltes von Amts wegen⚖ gilt auch für das Betriebsprüfungsverfahren nach § 28p SGB IV. Der Betriebsprüfer hat im Rahmen der Gesamtwürdigung des Sachverhaltes auch die für die Rechtsauffassung des Arbeitgebers sprechenden Argumente zu berücksichtigen.

Rücknahme und Aufhebung von Bescheiden der Einzugsstellen

Die Einzugsstelle ist im deutschen Sozialversicherungssystem diejenige Stelle, die die Gesamtsozial­versicherungsbeiträge bei den Arbeitgebern einzieht und an die einzelnen Sozialversicherungsträger und den Gesundheitsfonds arbeitstäglich weiterleitet. Zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozial­versicherungsbeitrag ist die Krankenkasse, von der die Krankenversicherung durchgeführt wird.⚖ Die Krankenkassen als Einzugsstellen des Gesamtsozialversicherungsbeitrages treffen erforderlichenfalls Entscheidungen über die Versicherungspflicht und die Beitragshöhe in der Kranken‑, Pflege‑, Renten‑ und Arbeitslosenversicherung.⚖ Das geschieht in Form eines Verwaltungsaktes. Ein Verwaltungsakt der Einzugsstelle nach § 28h Abs. 2 SGB IV liegt vor, wenn sie sich in einem konkreten Einzelfall verbindlich zur Versicherungspflicht oder Beitragshöhe äußert. In aller Regel wird der Verwaltungsakt schriftlich ergehen. Ein Verwaltungsakt bleibt wirksam, solange und soweit er nicht zurückgenommen, wider­ru­fen, anderweitig aufgehoben oder durch Zeitablauf oder auf andere Weise erledigt ist.⚖

Anlässlich einer Sozialversicherungsprüfung nach § 28p SGB IV prüfen die Rentenversicherungsträger auch, ob die von den Einzugsstellen erlassenen Verwaltungsakte zur Beitrags‑ und Versicherungs­pflicht in Übereinstimmung mit geltendem Recht ergangen sind. Ein Verwaltungsakt ist dann recht­mäßig, wenn er in Anwendung einer rechtmäßigen Rechtsgrundlage erfolgte und formell und materiell recht­mäßig ist. Nach Unanfechtbarkeit des Verwaltungsaktes entscheidet über die Rücknahme oder Auf­hebung eines rechtswidrig begünstigenden Verwaltungsaktes die zuständige Behörde; dies gilt auch dann, wenn der zurückzunehmende Verwaltungsakt von einer ande­ren Behörde erlassen worden ist.⚖ Im Rahmen einer Sozialversicherungs­prüfung kann der Rentenversicherungsträger als zuständige Behörde die von Krankenkassen (Einzugsstellen) getroffenen Entscheidungen abändern oder aufhe­ben. Die Entscheidung des Rentenversicherungsträgers kann von den Einzugsstellen nicht angefochten werden.

Grundsätzlich soll sich der Bürger auf die Rechtmäßigkeit und die Bestandskraft einer für ihn positiven Entscheidung verlassen können. Werden den Prüfern der Rentenversicherung in einer Betriebsprüfung Verwaltungsakte der Einzugsstellen vorgelegt, sind sie grundsätzlich an die darin getroffenen Entschei­dungen gebunden. Eine Rücknahme der Einzugsstellenentscheidung ist nur unter engen gesetzlichen Voraussetzungen möglich, die in den §§ 44 ff. SGB X normiert sind. Ein rechtswidrig begünstigender Verwaltungsakt darf nicht zurückgenommen werden, soweit der Begünstigte auf den Bestand des Ver­waltungsaktes vertraut hat und sein Vertrauen unter Abwägung mit dem öffentlichen Interesse an einer Rücknahme schutzwürdig ist.⚖

Korrektur von Bescheiden → Rücknahme eines rechtswidrig begünstigenden Verwaltungsaktes (§ 45 SGB X)

Rechtsfolgen von Betriebsprüfungen

Nach § 173 Abs. 2 Satz 1 AO sind Steuerbescheide, die aufgrund einer (steuer­lichen) Außenprüfung ergangen sind, nur dann aufzuheben oder zu ändern, wenn eine Steuerhinterziehung oder eine leicht­fertige Steuerverkürzung vorliegt. Das geltende Sozialversicherungsrecht enthält keine Vorschrift, die mit der Änderungssperre des § 173 Abs. 2 Satz 1 AO vergleichbar wäre.

Keine unzulässige Rechtsausübung

Das Bundessozialgericht hat sich bereits mehrfach mit den Rechtsfolgen von Betriebsprüfungen beschäftigt, bei denen es zunächst keine Beanstandungen gab, sich jedoch später herausstellte, dass die Versicherungs‑ und Beitragspflicht von Beschäftigten vom geprüften Arbeitgeber bereits im Prüf­zeitraum unzutreffend beurteilt wurden, dies im Rahmen der Betriebsprüfung aber nicht aufgefallen war.

Wie das Bundessozialgericht in ständiger Rechtsprechung feststellte, können Arbeitnehmer ebenso wie Arbeitgeber aus solchen Betriebsprüfungen grundsätzlich keine weiter gehenden Rechte herleiten.⚖

Die Verwirkung setzt als Unterfall der unzulässigen Rechtsausübung voraus, dass der Berechtigte die Ausübung seines Rechts während eines längeren Zeitraumes unterlassen hat und weitere besondere Umstände hinzutreten, die nach den Besonderheiten des Einzelfalls und des in Betracht kommenden Rechtsgebietes das verspätete Geltendmachen des Rechts nach Treu und Glauben dem Verpflichteten gegenüber als illoyal erscheinen lassen. Solche, die Verwirkung auslösenden ›besonderen Umstände‹ liegen vor, wenn der Verpflichtete infolge eines bestimmten Verhaltens des Berechtigten (Verwirkungs­verhalten) darauf vertrauen durfte, dass dieser das Recht nicht mehr geltend machen werde (Vertrauensgrundlage) und der Verpflichtete tatsächlich darauf vertraut hat, dass das Recht nicht mehr ausgeübt wird (Vertrauenstatbestand) und sich infolge dessen in seinen Vorkehrungen und Maß­nah­men so eingerichtet hat (Vertrauensverhalten), dass ihm durch die verspätete Durchsetzung des Rechts ein unzumutbarer Nachteil entstehen würde.⚖

Betriebsprüfungen bzw. die das Ergebnis der Prüfung festhaltende Prüfberichte der Versicherungsträ­ger bezwecken insbesondere nicht, den Arbeitgeber als Beitragsschuldner zu schützen oder ihm etwa mit Außenwirkung ›Entlastung‹ zu erteilen. Dem berechtigten Interesse des Beitragsschuldners, das Ausmaß der wirtschaftlichen Belastung durch Beitragsnachforderungen in angemessenen Grenzen zu halten, wird bereits durch die kurze Verjährungsfrist des § 29 Abs. 1 RVO (nunmehr § 25 Abs. 1 Satz 1 SGB IV) hinreichend Rechnung getragen.⚖

Verjährung der Beitragsansprüche → 4‐jährige Verjährungsfrist

Die Beitragspflichtigen dürfen zwar nicht für eine zurückliegende Zeit mit einer Beitragsnachforderung überrascht werden, die in Widerspruch steht zu dem vorangegangenen Verhalten der Verwaltung, auf deren Rechtmäßigkeit sie vertraut haben und vertrauen durften.⚖ Das Geltendmachen der Beitrags­forderungen widerspricht aber nicht dem Grundsatz von Treu und Glauben⚖; es liegt in diesem Fall keine Verwirkung als Fall der unzulässigen Rechtsausübung vor.

Allgemeine Äußerung einer Rechtsansicht oder Hinweise

Ist im Protokoll der Schlussbesprechung ein Hinweis enthalten, dass weitere Arbeitnehmer geprüft wur­den und die Prüfung zeitintensiv gewesen sei, so kann daraus nicht geschlossen werden, die gesamte Praxis der Meldungen und Beitragszahlung eines Arbeitgebers wäre in Bezug auf sämtliche Betriebs­angehörigen unter allen denkbaren Aspekten behördlicherseits für ›in Ordnung‹ befunden worden.⚖

Die allgemeine Äußerung einer Rechtsansicht durch einen Betriebsprüfer im Zusammenhang mit einer Betriebsprüfung ist kein die Verwaltung bindender Verwaltungsakt, weil mit einer solchen Erklärung keine konkrete Regelung für den Einzelfall getroffen wird. In den Erklärungen der Betriebsprüfer kann deshalb keine verbindliche Zusage gesehen werden.⚖ Im Widerspruch zu zwingenden gesetzlichen Vorgaben kann keine Selbstbindung der Verwaltung entstehen. Eine Selbstbindung aufgrund einer früheren Verwaltungspraxis kann nur im Rahmen eines der Verwaltung eingeräumten Beurtei­lungs­spielraums oder Ermessens eintreten.⚖

(Bedingter) Vertrauensschutz

Das Bayerische Landessozialgericht vertrat hinsichtlich der Bestandskraft abgeschlossener Betriebs­prüfungen die Auffassung, dass es dem Regelungsgehalt der vorangegangenen Entscheidung wider­spreche, wenn die Prüfbehörde für diese bestandskräftig geprüften und beschiedenen Prüfzeiträume einen neuen Bescheid mit anderem Inhalt erlassen dürfe. »Die Prüfbehörde müsse nach der Gesamt­konzeption des Verfahrensrechts im SGB X die frühere Entscheidung zunächst nachträglich beseitigen und dabei § 45 SGB X anwenden.«⚖ Wie das Bundessozialgericht inzwischen jedoch festgestellt hat, bedarf es einer Aufhebung des vorhergehenden Prüfbescheides nicht.⚖

Die Bindungswirkung bzw. Bestandskraft eines früheren Bescheides steht grundsätzlich weder der Festsetzung von Beiträgen noch der Erhebung von Säumniszuschlägen für bereits geprüfte Zeiträume entgegen. Eine materielle Bindungswirkung könnte sich lediglich insoweit ergeben, als Versiche­rungs‑ und/oder Beitragspflicht (und Beitragshöhe) in der Vergangenheit im Rahmen der Prüfung personen­bezogen für bestimmte Zeiträume durch Verwaltungsakt festgestellt wurden.⚖

Hinweise zu den beanstandeten Sachverhalten

Der Gesetzgeber hat dem Arbeitgeber durch die Änderung der Beitragsverfahrensverordnung zum 1. Januar 2017 insoweit mehr Rechtssicherheit eingeräumt, indem er den prüfenden Rentenversiche­rungs­träger verpflichtet, dem Arbeitgeber durch den Prüfbescheid oder das Abschlussgespräch zur Prüfung Hinweise zu den festgestellten Sachverhalten zu geben, damit dieser in den weiteren Verfah­ren fehlerhafte Angaben vermeiden kann.⚖ Wie das Bundessozialgericht ausführte, muss der Bescheid des Rentenversicherungsträgers deshalb den Umfang der Stichprobenprüfung, die geprüften Personen und das Ergebnis der Betriebsprüfung festhalten.⚖

Durch die Änderung des Wor­tes ›festgestellten‹ durch das Wort ›beanstandeten‹ hat der Gesetzgeber nunmehr jedoch klargestellt, das es sich bei der Unterstützung des Arbeitgebers durch die Renten­ver­sicherungsträger lediglich um gezielte Hinweise in den ›konkret beanstandeten Sachverhalten‹ handelt. Die Regelung soll das Melde‑ und Beitragsnachweis­verfahren nachhaltig und qualitativ stärken. Eine gesetzlich verpflichtende und umfängliche Beratung zu allen von der Prüfung erfassten Sachverhalten soll hingegen nicht bewirkt werden.⚖

Hinweise zu den geschäftsführenden GmbH‐Gesellschaftern

Wie das Bundessozialgericht zudem ausführte, sind die prüfenden Rentenversicherungsträger ver­pflichtet, die Betriebsprüfung auf die im Betrieb tätigen Ehegatten, Lebenspartner, Abkömmlinge des Arbeitgebers sowie geschäftsführende GmbH‐Gesellschafter zu erstrecken, sofern ihr sozialversiche­rungsrechtlicher Status nicht bereits durch Verwaltungsakt festgestellt worden ist. Die getrof­fenen Feststellungen sind bei folgenden Betriebsprüfungen zu beachten und können unter Umständen einer abweichenden Beurteilung entgegen gehalten werden.⚖ Die Rentenversicherungsträger haben be­schlossen, die Forderung des Bundessozialgerichts ab 1. Januar 2021 in die Praxis umzusetzen.

Der Arbeitgeber darf nicht bestimmen, welcher Rentenversicherungsträger die Prüfung durchführen soll. Die Rentenversicherungsträger sind verpflichtet, sich darüber abzustimmen, wer von ihnen welchen Arbeitgeber prüft.⚖

Aufteilung des Prüfkontingents

Die grundsätzliche Zuständigkeit innerhalb der Deutschen Rentenversicherung wird nach der je­weiligen Endziffer der von der Agentur für Arbeit vergebenen Betriebsnummer bestimmt. Für Arbeit­geber, deren Entgeltabrechnungen durch eine Abrechnungsstelle (Steuerberater, Buchhaltungsbüro usw.) durch­ge­führt werden, ist die Endziffer der Betriebsnummer der Abrechnungsstelle maßgebend.

Grundsätzliche Prüfzuständigkeit

DRV Bund	Regionalträger
Endziffer der Betriebsnummer 0 bis 4	Endziffer der Betriebsnummer 5 bis 9

Die bundesweit zuständige Deutschen Rentenversicherung Bund ist in interne Prüfbezirke aufgeteilt. Auch hier richtet sich die örtliche Zuständigkeit nach dem Sitz der Lohn‑ und Gehaltsabrechnungsstelle des Arbeitgebers.

Die örtliche Zuständigkeit der auf regionaler Ebene tätigen Rentenversicherungsträger richtet sich nach dem Sitz der Lohn‑ und Gehaltsabrechnungsstelle des Arbeitgebers.⚖

Haupt‑ und Unterbetriebe

Bei Arbeitgebern, die eine Betriebs­struktur mit Haupt‑ und Unterbetrieben mit jeweils eigener Be­triebs­nummer aufweisen, wird der Ar­beitgeber insgesamt geprüft. Dabei richtet sich die Prüfzuständig­keit nach der Betriebsnummer des Hauptbetriebes.

Abweichende Regelung für die Mandanten von Abrechnungsstellen

Sofern der Arbeitgeber eine externe Stelle (z. B. einen Steuerberater oder ein Rechenzentrum) mit der Abrechnung der Löhne und Gehälter beauftragt hat, kann die Prüfung auch dort durchgeführt werden. Abweichend von der o. g. Regelung richtet sich die Zuständigkeit hier nicht nach der Endziffer in der Betriebsnummer des Arbeitgebers, sondern nach der Endziffer in der Betriebsnummer Abrechnungs­stelle. Durch diese Regelung soll gewährleistet werden, dass auch die Steuerberater (mit allen Man­dan­ten) nur von einem Rentenversicherungsträger geprüft werden. Die örtliche Prüfzuständigkeit richtet sich nach dem Sitz der Abrechnungsstelle.⚖

Zusammenzulegung der Steuer‑ und Sozialversicherungsprüfung

Seit 2010 besteht die Möglichkeit, die Steuer‑ und die Sozialversicherungsprüfung auf Antrag des Arbeitgebers zeitlich zusammenzulegen. Ein Rechtsanspruch auf parallele Außenprüfungen besteht jedoch nicht. Den Antrag auf eine zeitgleiche Prüfung muss der Arbeitgeber entweder beim Betriebs­stättenfinanzamt oder beim Rentenversicherungsträger stellen.

Turnusmäßiger Prüfrhythmus

In Anlehnung an die Verjährungsvorschrift des § 25 Abs. 1 Satz 1 SGB IV sind die Rentenversiche­rungsträger verpflichtet, turnusmäßig mindestens alle vier Jahre bei den Arbeitgebern zu prüfen, ob diese ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten nach dem Sozialgesetzbuch, die im Zusam­menhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag stehen, ordnungsgemäß erfüllen. Wenn der Arbeitgeber es verlangt, soll die Prüfung in kürzeren Zeitabständen erfolgen.⚖

Die Rentenver­sicherungsträger prüfen insbesondere die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldun­gen⚖; die Prüfung umfasst aber auch die Entgeltunterlagen der Beschäftigten, für die Beiträge nicht gezahlt wurden. Die Umlagen gehören zwar nicht zum Gesamtsozialversicherungsbeitrag, für den die Prüfzuständigkeit in § 28p Abs. 1 SGB IV geregelt ist. Die Bestimmungen des SGB IV über die Einziehung des Gesamt­sozialversicherungsbeitrags⚖ gelten jedoch auch für die Umlagen nach dem LFZG (nunmehr EntgFG).⚖

Prüfzeitraum ist der Verjährungszeitraum

Die Verjährung von Beitragsansprüchen gemäß § 25 SGB IV muss von den Rentenversicherungs­trägern von Amts wegen beachtet werden. Aufgrund der turnusmäßig alle vier Jahre durchzuführen­den Sozialversicherungsprüfungen erstrecken sich die Betriebsprüfungen in der Regel auf die Sozialver­sicherungsbeiträge, die noch nicht von der Verjährung des § 25 Abs. 1 Satz 1 SGB IV betroffen sind.

Bereits geprüfte Zeiträume werden zwar grundsätzlich nicht in die Folgeprüfung mit einbezogen. Da aller­dings Betriebsprüfungen nicht die Bedeutung besitzen, dem geprüften Arbeitgeber einen Ver­trau­ens­schutz hinsichtlich eines bereits geprüften Zeitraums zu geben, kann der prüfende Rentenver­sicherungsträger – ohne durch die Sperre des § 45 SGB X gehindert zu sein – bereits geprüfte Zeiträume im Rahmen der Ver­jäh­rungsfristen des § 25 SGB IV erneut prüfen.

›Ad‐hoc Prüfung‹

Die Einzugsstellen unterrichten den Rentenversicherungsträger, wenn sie eine sofortige Prüfung für erforderlich halten. Gleiches gilt auch für die Träger der Unfallversicherung. Der zuständige Renten­ver­sicherungsträger führt dann ›unverzüglich‹ eine sogenannte anlassbezogene ›Ad‐hoc Prüfung‹ durch. Die ›Ad‑hoc Prüfungen‹ sollen spätestens einen Monat nach Eingang der Mitteilung der anderen Stelle eingeleitet werden.

30‐jährige Verjährungsfrist

Die Verjährung nach § 25 Abs. 1 Satz 1 SGB IV tritt nur dann ein, wenn die Beiträge nicht zumindest bedingt vorsätzlich vorenthalten worden sind. Bedingter Vorsatz liegt bereits dann vor, wenn sich der Arbeit­geber nicht ausreichend um seine Aufgaben und Verpflichtungen kümmert und er damit die Nichtab­führung der Beiträge ›billigend in Kauf‹ nimmt.⚖

Verjährung der Beitragsansprüche → ›Bedingter‹ Vorsatz

Fälligkeit der Beitragszahlung → 30‐jährige Verjährungsfrist

Eine anfänglich vorhandene Gutgläubigkeit begründet keinen Vertrauensschutz, wenn nach Fälligkeit, aber noch vor Ablauf der kurzen Verjährungsfrist Vorsatz hinzutritt. Hat der Beitragsschuldner bei Ein­tritt der Fälligkeit noch keinen Vorsatz zur Vorenthaltung, läuft zwar zunächst eine vierjährige Ver­jährungsfrist. Diese verlängert sich jedoch durch eine rückwirkende Umwandlung in die dreißigjährige Verjährungsfrist, wenn der Beitragsschuldner noch vor Ablauf der vierjährigen Verjährungsfrist bös­gläubig wird. Wie das Bundessozialgericht entschieden hat, reicht es aus, dass die den subjektiven Tat­bestand begründenden Umstände innerhalb der kurzen Verjährungsfrist eintreten.⚖

Wird der Arbeitgeber z. B. im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung auf eine Beitragspflicht hin­sicht­lich der im Betrieb tätigen Personen hingewiesen, ist ihm zumindest ab dem Zugang der Prüf­mit­teilung die Möglichkeit der Beitragspflicht bekannt.

Lohnsteuerhaftungsbescheid → Auswertung der Prüfberichte der Finanzbehörden

Tragung der Beweislast

Beweispflichtig für die Voraussetzungen des (bedingten) Vorsatzes ist der Versicherungsträger. Dieser muss die maß­geblichen Tatsachen konkret, das heißt anhand der Umstände des Einzelfalles und bezogen auf den be­trof­fenen Beitragsschuldner durch Aufklärung des Sachverhaltes ermitteln. Bei verbleibenden Zwei­feln trifft die objektive Beweislast hinsichtlich des Vorsatzes den Versicherungs­träger, der sich auf die für ihn günstigere, längere Verjährungsfrist beruft.⚖

Vorsätzlich vorenthaltene Beiträge verjähren nach § 25 Abs. 1 Satz 2 SGB IV erst in 30 Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie fällig geworden sind. Wurden Beiträge zumindest bedingt vor­sätzlich vorenthalten, verlängert sich auch der Prüfzeitraum entsprechend.

Grundsätzlich prüfen die Träger der Rentenversicherung bei den Arbeitgebern, ob diese ihre Melde­pflichten und ihre sonstigen Pflichten nach dem Sozialgesetzbuch, die im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag stehen, erfüllen.⚖ Die Prüfung kann aber auch in den Räumen des Versicherungsträgers im Rahmen einer sogenannten ›Vorlageprüfung‹ durchgeführt werden.⚖

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (EuBP)

Seit 1. Januar 2012 besteht die Möglichkeit, im Rahmen einer elektronisch unterstützten Betriebs­prüfung die prüfrelevanten Daten aus dem Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsprogramm elek­tro­nisch zu übermitteln. Ziel ist es, die Betriebsprüfung mit diesen Daten maschinell zu unterstützen und den Aufwand einer herkömmlichen Betriebsprüfung für alle Beteiligten zu verringern.⚖

Die Einzelheiten des Verfahrens werden entsprechend § 28p Abs. 6a SGB IV in den ›Grundsätzen für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung‹ der Deutschen Renten­ver­sicherung Bund geregelt.

Die vom Arbeitgeber übermittelten Daten werden mit Hilfe einer Prüfsoftware analysiert und die da­raus gewonnenen Ergebnisse als Hinweise für die Prüfung genutzt. Auf Wunsch kann das Prüfergebnis elektronisch zum Abruf bereitgestellt werden. Voraussetzung ist, dass die Betriebsprüfung mit euBP-Lohndaten durchgeführt und hierzu die Datensatzversion 3.4.0 oder höher verwendet wird. Nach Prüfabschluss wird das Prüfergebnis im Format eines pdf-Dokuments als Rückantwort auf die euBP-Datensendung im eXTra-Verfahren zum Abruf bereitgestellt. Über die Bereitstellung wird die abrufberechtigte Person mit einer E-Mail benachrichtigt. Um den erfolgreichen Empfang der Nachricht für die abrufberechtigte Person zu gewährleisten, ist darauf zu achten, dass eine gültige E-Mail-Adresse angegeben wird. Postkorb-Adressen sollten deshalb nicht verwendet werden. Der Abruf und die Anzeige des pdf-Dokuments erfolgen über das Entgeltabrechnungsprogramm oder das Programm, mit welchem die euBP-Daten zur Betriebsprüfung übertragen worden sind.

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung Verfahrensbeschreibung

Sofern der Arbeitgeber an der EuBP teilnimmt und eine weitere Einsicht­nahme der Unterlagen vor Ort nicht er­for­derlich ist, kann die Be­triebs­prüfung mit den gelieferten Daten abgeschlossen werden und damit eine Prüfung vor Ort gänzlich entfallen.

Gesetzliche Verpflichtung ab 1. Januar 2023

Ab 1. Januar 2023 wird die EuBP für den Teil der Entgeltabrechnung gesetzlich verpflichtend. Die Übermittlung der Finanzbuchhaltungsdaten bleibt weiter optional.⚖ Zudem werden die Arbeitgeber ver­pflichtet, ab 1. Januar 2023 die für die Betriebsprüfung notwendigen Entgeltabrechnungsdaten elek­tro­nisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln.⚖

Ergänzenden Unterlagen ab 1. Januar 2023

Seit dem 1. Januar 2023 ist grundsätzlich auch die elektronische Führung der ›ergänzenden Unterlagen zu den Entgeltunterlagen‹ (z. B. Immatrikulationsbescheinigungen, Bescheinigungen über Befreiungen von der Rentenversicherungspflicht für geringfügig Beschäftigte, Bescheinigungen für Kinder­gar­ten­zuschüsse und Geburtsnachweise) vorgeschrieben. Diese müssen nun als Datei geführt werden, um sie auf elektronischem Wege übermitteln zu können. Die neue Regelung gilt nur für alle neuen Tatbestände und Ereignisse, welche sich ab dem 1. Januar 2022 ergeben. Rückwirkend sind die Personalakten und Archive nicht zu digitalisieren.

Die Führung der begleitenden Entgeltunterlagen in elektronischer Form hat unter anderem die Zielsetzung, die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung für die Arbeitgeber und prüfenden Renten­versicherungsträger zu vereinfachen. Der Arbeitgeber kann sich auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung bis 31. Dezember 2026 von der Pflicht zur Führung der elektronischen Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 3 BVV befreien lassen. Ein formloser Antrag ist aus­reichend.

Daten aus der Finanzbuchhaltung

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Arbeitgeber Daten aus der Finanzbuchhaltung im Vorfeld einer Betriebsprüfung elektronisch übermitteln.⚖ Werden die Daten aus der Finanzbuchhaltung nicht durch ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm übermittelt, können sie auch über eine system­geprüfte Schnittstelle oder ein systemgeprüftes Programmmodul aus einem Programm zur Finanz­buchhaltung an die Träger der Deutschen Rentenversicherung gesendet werden.⚖ Ob das verwendete Finanzbuchhaltungsprogramm systemgeprüft ist, müssen Arbeitgeber bei ihrem Dienstleister erfragen.

Pflichten beim System- oder Dienstleisterwechsel

Seit 1. Januar 2025 sind Arbeitgeber in diesen Fällen verpflichtet, die für die nächste Betriebsprüfung relevanten Daten aus dem bisherigen System heraus noch vor dem Wechsel an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) zu übermitteln.⚖

Pflichten des Arbeitgebers

Arbeitsschritte	Bemerkungen
Zeitpunkt der Übermittlung	Die Daten müssen vor dem Wechsel des Programms oder Dienst­leisters an die DSRV gesendet werden.
Umfang der Daten	Es sind alle für die nächste Betriebsprüfung relevanten Entgelt­abrech­nungsdaten zu übermitteln. Die Übertragung erfolgt über das stan­dar­disierte euBP-Verfahren nach § 28p Abs. 6a SGB IV.
Speicherung der Daten	Die DSRV speichert die übermittelten Informationen bis zur nächsten Betriebsprüfung. Es reicht daher nicht, sich auf Archivfunktionen des neuen Systems zu verlassen.
Auch bei Dienstleisterwechsel	Die Pflicht gilt gleichermaßen bei einem Wechsel des Steuerberaters, Lohnbüros oder Rechenzentrums (unabhängig davon, ob die Software dieselbe bleibt).

Befreiung auf Antrag

Auf Antrag des Arbeitgebers kann für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Daten nach § 28p Abs. 6a SGB IV verzichtet werden.⚖ Der Antrag ist formlos und unter Angabe der Betriebsnummer an den Rentenversicherungsträger zu senden, der für die Betriebsprüfung zuständig ist.

Anforderungen an die Digitalisierung
Gängige Formate	Namentliche Zuordnung	Zeitliche Zuordnung

Anforderungen an die Digitalisierung

• Formate:
  Es sind nur die gängigen Formate (PDF‐Dateien und Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff) zulässig.

• Dateiname:
  Der Name darf nicht mehr als 64 Zeichen betragen und keine Sonderzeichen beinhalten.

  Es ist auch eine tabellarische Zuordnung oder eine textliche Beschreibung möglich.

• Zeitliche Zuordnung:
  Die neue Regelung gilt nur für alle neuen Tatbestände und Ereignisse, welche sich ab dem 1. Januar 2022 ergeben, wie beispielsweise die Vorlage einer aktuellen Studienbescheinigung.

Vom Arbeitgeber beauftragte Abrechnungsstellen

Sofern der Arbeitgeber eine externe Abrechnungsstelle, einen Steuerberater oder einen Wirtschafts­prüfer bevollmächtigt hat, kann die Prüfung auch bei der Stelle durchgeführt werden, die im Auftrag des Arbeitgebers Löhne und Gehälter abrechnet oder Meldungen erstattet.⚖ Beendet der Arbeitgeber die Beauftragung der Abrechnungsstelle während der Prüfung, bleibt das Recht auf Prüfung für den zu prüfenden Zeit­raum bestehen.

Ort der Prüfung
Arbeitgeber in dessen Geschäftsräumen	Abrechnungsstelle vom Arbeitgeber beauftragt	Rentenversicherungsträger Vorlageprüfung oder EuBP

Mögliche Prüforte

• In den Geschäftsräumen des Arbeitgebers.

• In den Geschäftsräumen des vom Arbeitgeber beauftragten Abrechnungsstelle (Steuerberater oder andere Stellen).

• In den Geschäftsräumen des Rentenversicherungsträgers (Vorlageprüfung oder EuBP).

Arbeitsplatz und Hilfsmittel

Der Arbeitgeber oder die von ihm beauftragte Abrechnungsstelle hat den Betriebsprüfern zur Durch­führung der Prüfung einen geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel (z. B. Computerzugang) kostenlos zur Verfügung zu stellen.⚖

Für die Prüfung dürfen auf Kosten des Versicherungsträgers schriftliche Unterlagen des Arbeitgebers vervielfältigt und elektronische Unterlagen gespeichert werden, soweit es für die Aufgabenerfüllung erforderlich ist.⚖

Bei Abrechnungsverfahren mit Hilfe automatischer Einrichtungen hat der Arbeitgeber dem Prüfer die für die Durchführung der Prüfung erforderlichen Darstellungsprogramme sowie Maschinenzeiten und sons­tigen Hilfsmittel (z. B. Personal, Bildschirme, Lesegeräte) bereit zu stellen.⚖

Entscheidet sich ein Arbeitgeber für eine EuBP, hat er die erforderlichen Daten in der durch die Ver­fahrensgrundsätze vorgegebenen Struktur zu übermitteln. Die entsprechend § 28p Abs. 6a SGB IV zu erlassenden und vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) nach Anhörung der Bundes­vereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände am 6. Juli 2015 genehmigten ›Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung in der vom 1. Januar 2016 an geltenden Fassung‹ regeln weitere Einzelheiten.

Gemäß § 7 Abs. 1 Beitragsverfahrensverordnung erfolgt die Prüfung grundsätzlich nach vorheriger Ankündigung durch den zuständigen Rentenversicherungsträger. Dabei soll die Ankündigung möglichst einen Monat, spätestens aber 14 Tage vor der Prüfung erfolgen. Diese Frist kann jedoch mit Zustim­mung des Arbeitgebers bzw. der Abrechnungsstelle auch verkürzt werden.

Form der Prüfankündigung

Die Form der Prüfankündigung ist nicht vorgeschrieben. Neben einer schriftlichen ist damit auch eine telefonische Prüfanmeldung möglich. Der Vorteil einer telefonischen Prüfankündigung liegt darin, dass vom Rentenversicherungsträger kein fester Termin vorgegeben wird, sondern mit dem Arbeitgeber oder der von ihm beauftragten Abrechnungsstelle ein Prüftermin abgestimmt wird. Dies hat für beide Seiten den Vorteil, dass bereits bei der Terminplanung ggf. vorhandene Arbeitsspitzen oder Ur­laubsplanungen der für die Betriebsprüfung unentbehrliche Mitarbeiter berücksichtigt werden können.

Um nicht Gefahr zu laufen, dass Beitragsansprüche verjähren, wird die prüfende Stelle am Ende des Jahres aber eher auf die schriftliche Form der Prüfankündigung zurückgreifen um damit eine Hem­mung der Verjährung auszulösen.

Fälligkeit der Beitragszahlung → Hemmung der Verjährung

In Aus­nahmefällen – etwa beim Verdacht von Beitragshinterziehung – hat der prüfende Versicherungs­träger das Recht, auch ohne vorherige Ankündigung eine sogenannte ›Ad‐hoc Prüfung‹ durchzuführen.

›Ad‐hoc Prüfung‹

Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) regelt im Detail die einzelnen Pflichten des Arbeitgebers im Zusam­menhang mit der Behandlung von Gesamtsozialversicherungsbeiträgen und der Führung von Lohn­unterlagen.

Führung von Entgeltunterlagen

An die Führung von Entgeltunterlagen hat der Gesetzgeber bestimmte Mindestanforderungen gestellt. Im Sozialversicherungsrecht müssen die Unterlagen hinsichtlich ihrer Gestaltung und ihres Aufbaus den Vorschriften des SGB IV und der Beitragsüberwachungsverordnung entsprechen.⚖

Der Arbeitgeber hat nach § 28f Abs. 1 SGB IV für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen im Geltungsbereich dieses Gesetzes in deutscher Sprache zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung⚖ folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. Dies gilt nicht hinsichtlich der Beschäftigten in privaten Haushalten.

Gemäß §§ 8 ff. BVV hat der Arbeitgeber die Entgeltunterlagen sowie die Beitragsabrechnung so zu führen, dass bei einer Prüfung innerhalb angemessener Zeit ein Überblick über die formelle und sach­liche Richtigkeit der Entgelt­abrechnung des Arbeitgebers gewährleistet ist.⚖ Um dies zu gewährleisten, kann der Arbeitgeber die gesammelten Daten des Beschäftigten entweder als Jahreslohnkonto oder als zeitlich geordnete Sammlung von monatlichen Lohn‑ bzw. Gehaltsabrechnungen anlegen. Damit die Prüfung der Vollständigkeit der Lohn‑ und Ge­halts­abrechnung sowie der Eintragungen in den Beitrags­nachweis möglich ist, hat der Arbeitgeber zudem für jede tangierte Einzugsstelle (Krankenkasse) eine separate Beitragsabrechnung (Krankenkassenliste) zu erstellen.

Elektronische Führung der Entgeltunterlagen

Der Spitzenverband Bund der Krankenkassen, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft‐Bahn‐See, die Bundesagentur für Arbeit und die Deutsche Ge­setz­liche Unfallversicherung e. V. bestimmen in Gemeinsamen Grundsätzen bundeseinheitlich die Art und den Umfang der Speicherung, die Datensätze und das Weitere zum Verfahren für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV. Die Gemeinsamen Grundsätze bedürfen der Genehmigung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, das vorher die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände anzuhören hat.

Nützliche Internet‐Direktverbindungen → Rundschreiben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung

Befreiung von der Führung elektronischer Unterlagen

Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p SGB IV befreien lassen.⚖

Sofern ein Antrag auf Befreiung im Sinne des § 8 Abs. 3 BVV durch den Arbeitgeber gestellt und durch den zuständigen Rentenversicherungsträger bewilligt wurde, gilt die elektronische Führung der Entgeltunterlagen ebenfalls für alle neuen Tatbestände und Ereignisse, die sich spätestens ab dem 1. Januar 2027 ergeben. Eine rückwirkende elektronische Führung der Entgeltunterlagen für Zeiten vor dem 1. Januar 2027 ist in diesem Fall nicht zwingend erforderlich.

Dem Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung zu stellende Unterlagen

Aufgrund der Änderungen der Beitragsverfahrensverordnung durch das Siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze vom 12. Juni 2020 (Artikel 25) sind die dem Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung zu stellenden Unterlagen in elektronischer Form zu den Ent­gelt­unterlagen zu nehmen. Die Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV und die Nachweise über die getroffenen Vorkehrungen zum Insolvenzschutz von Wertguthaben nach § 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 BVV sind vom Arbeitgeber elektronisch vorzuhalten.

Die elektronische Führung der Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV und der Nachweise über die getroffenen Vorkehrungen zum Insolvenzschutz von Wertguthaben nach § 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 BVV gilt für alle neuen Tatbestände und Ereignisse, die sich ab dem 1. Januar 2022 ergeben. Eine rückwirkende elektronische Führung der Entgeltunterlagen für Zeiten vor dem 1. Januar 2022 ist nicht zwingend erforderlich.

Qualifizierte elektronische Signatur

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist.⚖ Stellt der Beschäftigte dem Arbeitgeber die oben genannten Erklärungen und Anträge elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur zur Verfügung, sind sie in dieser elektronischen Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen.

Stellt der Beschäftigte dem Arbeitgeber die oben genannten Erklärungen und Anträge nicht elek­tronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur zur Verfügung, muss der Arbeitgeber das Original­dokument in Papierform entgegennehmen. Überführt der Arbeitgeber das Originaldokument in Papierform in elektronische Form, hat er diese mit einer fortgeschrittenen Signatur des Arbeitgebers zu versehen. Das ihm im Meldeverfahren nach dem Vierten Buch Sozialgesetzbuch ausgestellte Zertifikat kann dafür verwendet werden. Nach vollständiger Übernahme in elektronischer Form können die schriftlichen Entgeltunterlagen vernichtet werden.⚖ Überführt der Arbeitgeber das Originaldokument ohne fortgeschrittene Signatur in die elektronische Form, muss er das Originaldokument zusätzlich in Papierform aufbewahren.

Nicht zulässig ist die Führung von nicht unterschriebenen schriftlichen Erklärungen und Anträgen mit Unterschriftserfordernis als PDF‐Dateien oder als Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff.

Beitragsabrechnung nach § 9 BVV

Der Arbeitgeber hat zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung für jeden Abrechnungs­zeitraum ein Verzeichnis aller Beschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen mit den folgenden Angaben und nach Einzugsstellen getrennt elektronisch zu erfassen und lesbar zur Verfügung zu stellen; für die Beitragsgrundlage der Unfallversicherung erfolgt diese Erfassung nach Mit­glieds­num­mer.

Soweit die Beitragsabrechnung durch ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm erstellt wird, ist dies gewährleistet. Sofern kein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm verwendet wird, sondern die Abrechnungsdaten über eine Ausfüllhilfe übermittelt werden, so ist arbeitgeberseitig sicher­zu­stellen, dass eine Beitrags­abrechnung generiert wird, die die Voraussetzungen nach § 9 BVV erfüllt.

Einsichtnahme in die Geschäftsunterlagen

Der Prüfer darf die Geschäftsunterlagen einsehen. Abrechnungsverfahren, die mit Hilfe automatischer Einrichtungen durchgeführt werden, sind in die Prüfung einzubeziehen.⚖

Zur Durchführung der Sozialversicherungsprüfung werden in erster Linie die Unterlagen aus dem Bereich der Lohn‑ und Gehaltsabrechnung herange­zogen.

Voraussetzungen an die Unterlage bei Anforderung

Eine Unterlage ist bei Anforderung in einer separaten Datei zur Verfügung zu stellen. Unzulässig sind zwei oder mehr Unterlagen in einer Datei. In dieser Datei müssen alle für die Darstellung der Unterlage notwendigen Inhalte (insbesondere Grafiken und Schriftarten) enthalten und lesbar sein. Der Dokumenteninhalt muss orts‑ und systemunabhängig darstellbar sein. Erlaubt sind hierbei PDF‐Dateien und Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff.

Die angeforderte Entgeltunterlage ist als Datei mit einem sprechenden Namen (Art der Entgelt­unterlage, namentliche und zeitliche Zuordnung zum Inhalt des Dokuments) zu versehen. Alternativ zu einem sprechenden Namen kann die angeforderte Entgeltunterlage durch andere Erläuterungen beschrieben werden, beispielsweise durch eine tabellarische Zuordnung oder durch eine textliche Beschreibung. Maßgeblich bleiben dieselben Kriterien über Art der Entgeltunterlage, namentliche und zeitliche Zuordnung zum Inhalt des Dokuments. Damit soll sichergestellt werden, dass eine Identifizierung bereits vor der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung der Entgelt­unter­lage in jedem Fall möglich ist.

Unterlagen außerhalb des Rechnungswesens

Die Prüfung umfasst jedoch auch die Unterlagen der Mitarbeiter, für die Beiträge nicht gezahlt worden sind. Die Rentenversicherungsträger sind daher berechtigt, auch über den Bereich der Lohn und Ge­halts­abrechnung hinaus zu prüfen. Die Betriebsprüfer dürfen die gesamte Finanzbuchhaltung ein­schließ­lich der Aufwandskonten prüfen, ohne dass hierfür besondere Gründe vorliegen müssen. Dazu gehören auch die Prüfberichte der Finanzverwaltung. Die genannten Regelungen sollen auch dem Zweck der Betriebsprüfungen dienen, ggf. beschäftigte ›Scheinselbständige‹ zu erkennen.

Prüfschwerpunkte → Auswertung der Prüfberichte der Finanzbehörde

Das Prüfrecht umfasst jedoch nicht die Prüfung von Unterlagen außerhalb des Rechnungswesens.⚖

Prüfrecht des RV‐Trägers
Lohn‑ und Gehaltsabrechnung	Finanzbuchhaltung	Keine Prüfung außerhalb des Rechnungswesens

Jahreslohnkonten

Das Steuerrecht sieht vor, dass der Arbeitgeber am (inländischen) Ort der Betriebsstätte für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen hat. Das Lohnkonto ist jeweils zu Jahresbeginn oder bei Beginn des Dienstverhältnisses im Laufe des Kalenderjahres anzulegen. In das Lohnkonto sind die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen bei der Finanzverwaltung gespeicherten individuellen Abzugsmerkmale zu übernehmen. Das Lohnkonto ist die Grundlage für die Lohnsteu­er­bescheinigung. Es ist bis zum Ablauf des sechsten auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.⚖

Das Lohnkonto weist die in bar oder als Sachbezug gezahlten Löhne (Bezüge) sowie die Höhe der einbehaltenen Steuerbeträge aus. Mit dem Lohnkonto werden damit die persönlichen Daten jedes Beschäftigten und seine Brutto‐Netto­abrechnung zu­sammenhängend und überschaubar dargestellt. Die Jahreslohnkonten der Beschäftigten stellen daher auch eine wesentliche Grundlage für die Sozialver­sicherungsprüfung dar.

Einzugsstellenlisten (Beitragsnachweise)

Der Arbeitgeber hat zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung für jeden Abrechnungs­zeitraum ein Verzeichnis aller Beschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen nach Einzugs­stellen getrennt zu erfassen und lesbar zur Verfügung zu stellen.⚖

Aus diesen ›Beitragslisten‹ wird der für die jeweilige Einzugsstelle (Krankenkasse) zu erstellende Beitragsnachweis erzeugt. Mit dem SV‐Beitragsnachweis für Pflichtbeiträge werden lediglich die Ge­samtsummen der für den jeweiligen Sozialversicherungszweig abgeführten Beiträge (ohne Namens­nennung) nachgewiesen.

Fälligkeit der Beitragszahlung → Beitragsnachweis GSV (Muster)

Buchungsbelege

Es gilt der Grundsatz: ›Keine Buchung ohne Beleg‹.⚖ Ein Beleg ist im betrieblichen Rechnungswesen ein Dokument, das Daten über einen Geschäftsfall enthält. Der Buchungsbeleg ist Grundlage jeder Buchung und der Nachweis für die Richtigkeit der Aufzeichnung. Für Buchungsbelege gilt in Deutsch­land die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.⚖ Im Rahmen einer Sozialversiche­rungs­prüfung werden häufig auch Buchungsbelege stichprobenartig geprüft.

Lohnjournal

Im Monatslohnjournal sind alle Mitarbeiter aufgeführt, die in dem entsprechenden Monat abgerechnet wurden. Im Monatslohnjournal werden alle monatlich anfallenden Abgaben pro Arbeitnehmer wie Lohn­steuer und Sozialabgaben aufgelistet.

Das Lohnjournal ist eine wichtige Unterlage für den Arbeitgeber. Es dient z. B. dazu, Fehler im Ab­rechnungslauf aufzudecken. Auch für die Prüfer der Rentenversicherung ist das Monatslohnjournal eine wichtige Grundlage um zu erkennen, für welche Mitarbeiter keine Versicherungspflicht angenommen wurde bzw. keine Sozialversicherungsbeiträge nachgewiesen wurden.

Lohnartenparameter

Durch die Zuordnung eines Entgeltbestandteiles zu einem vorher definierten ›Lohnartenschlüssel‹ wird sowohl die steuer‑ wie auch die sozialversicherungsrechtliche Behandlung des Arbeitsentgeltes fest­gelegt.

Über den Lohnartenschlüssel wird nicht nur die grundsätzliche Abgabe‑ bzw. Beitragspflicht gesteuert, sondern auch der ›Charakter‹ des Arbeitsentgelts bestimmt (laufender Bezug oder Einmalzuwendung).

Summen‑ und Saldenlisten

Eine Summen‑ und Saldenliste (abgekürzt SuSa) ist eines der wichtigsten Grundelemente der doppel­ten kaufmännischen Buchführung.⚖ Aufbau und Gliederung einer Summen‑ und Saldenliste ist immer vom jeweiligen Kontenrahmen abhängig.

In der Summen‑ und Saldenliste werden pro Konto der Eröffnungsstand, die gebuchten Werte über ein Jahr aufsummiert und der jeweilige Schlussstand dargestellt. Summen‑ und Saldenlisten geben damit einen Überblick zu den wesentlichen Bilanzpositionen und Kontobewegungen innerhalb eines Jahres.

Prüfhilfenliste der DRV Bund

Die Deutsche Rentenversicherung Bund führt eine Datei, in welcher der Name, die Anschrift, die Betriebsnummer, der für den Arbeitgeber zuständige Unfallversicherungsträger und weitere Identifi­kationsmerkmale eines jeden Arbeitgebers sowie die für die Planung der Prüfungen bei den Arbeit­gebern erforderlichen Daten gespeichert sind.⚖

Die Träger der Rentenversicherung, die Einzugsstellen, die Künstlersozialkasse und die Bundesagentur für Arbeit sind verpflichtet, der Deutschen Rentenversicherung Bund und der Datenstelle die für die Prüfung bei den Arbeitgebern erforderlichen Daten zu übermitteln. Die Deutsche Rentenversicherung Bund darf die in dieser Datei gespeicherten Daten nur für die Prüfung bei den Arbeitgebern und zur Ermittlung der nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz abgabepflichtigen Unternehmer verarbei­ten und nutzen.

Die Datei dient als Basis für die Erstellung von sogenannten ›Prüfhilfenlisten‹, die wiederum die Arbeitsgrundlage für Durchführung der Betriebsprüfungen bei den Arbeitgebern darstellen. Die Prüf­hilfenlisten selbst werden nach einem komplexen Datenaustausch, u. a. mit den einzelnen Trägern der Deutschen Rentenversicherung sowie der bei den betroffenen Arbeitgebern beteiligten Einzugs­stellen, erzeugt. Die Unfallkassen und die Künstlersozialversicherung sind ebenfalls beteiligt.

Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers

Die Arbeitgeber sind verpflichtet, Betriebsprüfungen zuzulassen und angemessene Prüfhilfen zu leisten.⚖ Der Arbeitgeber hat Auskunft über alle Tatsachen zu geben, die für die Beitragserhebung notwendig sind.⚖ Der § 98 SGB X gilt gemäß § 166 Abs. 1 SGB VII auch für die UV‐Prüfung.

Mitwirkungspflichten des Beschäftigten

Die Versicherungsträger können ohne Mitwirkung des Beschäftigten ihrer Aufgabe zur ordnungsgemäßen Durchführung einer Betriebsprüfung nicht nachkommen. Der § 28o Abs. 2 SGB IV verpflichtet deshalb den Beschäftigten, gegenüber dem Versicherungsträger alle notwenigen Angaben zu machen, die der Versicherungsträger zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt.

Der Beschäftigte hat dem prüfenden Sozialversicherungsträger auf Verlangen unverzüglich Auskunft über die Art und Dauer seiner Beschäftigungen, die hierin erzielten Arbeitsentgelte, seine Arbeitgeber und die für die Erhebung von Beiträgen notwendigen Tatsachen zu erteilen. Er hat zudem alle für die Prüfung der Meldungen und Beitragszahlung erforderlichen Unterlagen vorzulegen.⚖ Diese Vorschrift gilt auch über die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses hinaus.

Ergänzt wird die Auskunfts‑ und Vorlageverpflichtung des Beschäftigten durch die Regelungen in § 196 SGB VI. Nach dieser Vorschrift hat ein Versicherter bzw. eine Person, für die eine Versicherung durch­geführt werden soll, gegenüber dem Rentenversicherungsträger über alle Tatsachen, die für die Feststellung der Versicherungs‑ und Beitragspflicht und für die Durchführung der den Trägern der Ren­tenversicherung übertragenen Aufgaben (z. B die Durchführung von Betriebsprüfungen) erforder­lich sind, auf Verlangen unverzüglich Auskunft zu erteilen, soweit nicht bereits nach § 28o SGB IV eine Auskunftspflicht besteht.

Die über § 28o SGB IV hinausgehende Mitwirkungsverpflichtung des § 196 Abs. 1 SGB VI begründet gerade für bislang noch nicht Versicherte und nicht angemeldete Beschäftigte eine Mitwirkungs­ver­pflichtung und betrifft somit vor allem den Bereich der ›Scheinselbständigen‹. Diese können die Angaben gegenüber dem Betriebsprüfer nicht mit der Begründung verweigern, sie hielten sich nicht für versicherungspflichtig, da gerade die Überprüfung der Versicherungspflicht einer der wesentlichen Gründe für die Durchführung von Betriebsprüfungen ist.

Ordnungswidrig handelt, wer entgegen § 28o SGB IV eine Auskunft nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht recht­zeitig erteilt oder die erforderlichen Unterlagen nicht, nicht vollständig oder nicht recht­zeitig vorlegt. Die Ordnungswidrig­keit kann mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro geahndet werden.⚖

Ordnungswidrigkeiten

Für die Bußgeldvorschriften im Sozialversicherungsrecht ist grundsätzlich das Gesetz über Ordnungs­widrigkeiten (OWiG) maßgeblich. Nach §§ 35 und 36 OWiG sind für die Verfolgung und Ahndung der Ordnungswidrigkeiten die Verwaltungsbehörden zuständig, wobei sich im Einzelfall die Bestimmung der zuständigen Behörde aus dem jeweiligen Gesetz ergibt.

Zur Verfolgung und Ahndung der Ordnungswidrigkeiten nach § 111 SGB IV arbeiten die Behörden der Zoll­verwaltung, die Einzugsstellen und die Träger der Rentenversicherung zusammen, wenn sich im Ein­zelfall konkrete Anhaltspunkte für Verstöße gegen die in § 2 Abs. 1 SchwarzArbG genannten Vor­schriften ergeben. Sie unterrichten sich gegenseitig über die für die Verfolgung und Ahndung der Ordnungswidrigkeiten notwendigen Tatsachen.⚖ Zusätzlich existieren in den ein­zelnen Bereichen der Sozialgesetzgebung noch Spezialvorschriften. In der Krankenver­sicherung ist die Zusammenarbeit in § 306 SGB V, in der Unfallversicherung in § 211 SGB VII und in der Arbeits­losenversicherung in § 405 Abs. 4 SGB III geregelt.

Mindestlohnverstöße

Für die Prüfung der Einhaltung der Pflichten eines Arbeitgebers nach § 20 MiloG und die Ahndung von Ordnungswidrigkeiten im Zusammenhang mit dem Mindestlohn sind die Behörden der Zollverwaltung zuständig.⚖

Die Ordnungswidrigkeit kann in den Fällen des § 20 Abs. 1 Nr. 9 MiloG und des § 20 Abs. 2 MiloG mit einer Geldbuße bis zu 500.000 Euro, in den übrigen Fällen des § 20 MiloG mit einer Geldbuße bis zu 30.000 Euro geahndet werden.

Ordnungswidrigkeiten im Zusammenhang mit dem Mindestlohn können mit einer Geldbuße bis zu 50.000 Euro geahn­det werden.⚖

Zuständigkeit des Rentenversicherungsträgers

Der § 112 SGB IV regelt die Zuständigkeit für den Bereich der Sozialversicherung und beinhaltet Sonder­regelungen zum OWiG hinsichtlich der Geldbußen, Kosten und Entschädigung für Verfolgungs­maßnahmen.

Nach § 112 Abs. 1 Nr. 4a SGB IV sind die Rentenversicherungsträger bei Ordnungswidrigkeiten nach § 111 Abs. 1 Nrn. 2, 4, 8 und Abs. 2 SGB IV nur zuständig, wenn die Ordnungswidrigkeit bei einer Betriebsprüfung festgestellt wird.⚖

Bußgeldbescheid

Die Rentenversicherungsträger haben seit dem 1. Januar 1996 das Recht, Ordnungswidrigkeiten im Zusammenhang mit einer Betriebsprüfung sowie bei Meldeverstößen (soweit gesetzlich angeordnet) zu verfolgen.⚖

Die Träger der Rentenversicherung sind im Rahmen ihrer Zuständigkeit nach § 112 Abs. 1 Nr. 4a SGB IV gegenüber dem Arbeitgeber berechtigt, einen Bußgeldbescheid zu erlassen, falls einzelne der in § 111 SGB IV benannten Bußgeldtatbestände erfüllt sind. Zudem können Pflichtverstöße des Arbeit­gebers im Sinne des § 98 Abs. 5 SGB X von den Rentenversicherungsträgern als Ordnungswidrigkeit verfolgt und geahndet werden.

Bußgelder (Zuständigkeit des RV‐Trägers)

Verstöße des AG gegen …	Bemerkungen
Meldevorschriften ⚖	Nach § 111 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV handelt ordnungswidrig, wer vorsätz­lich oder leichtfertig entgegen § 28a Abs. 1 bis 3, 4 Satz 1 oder Abs. 9 SGB IV eine Meldung nicht, nicht richtig, nicht voll­ständig oder nicht rechtzeitig erstattet. Nach § 111 Abs. 4 Satz 2 SGB IV kann die Ordnungswidrigkeit in den Fällen des § 111 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 SGB IV mit einer Geld­buße bis zu 25.000 Euro geahndet werden.
Führung der Lohnunterlagen ⚖	Führt der Arbeitgeber Lohnunterlagen oder Beitrags­abrechnungen überhaupt nicht oder nur unzureichend bzw. bewahrt diese nicht auf, handelt er ord­nungswidrig. Die Ordnungswidrig­keit kann mit einer Geldbuße bis zu 50.000 Euro geahndet werden.⚖
Auskunfts‑ und Vorlagepflichten ⚖	Ordnungswidrig handelt, wer entgegen § 28o SGB IV eine Aus­kunft nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erteilt oder die erforderlichen Unterlagen nicht, nicht vollständig oder nicht recht­zeitig vorlegt. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Verweigert ein Arbeitgeber die Durchführung einer Betriebs­prüfung oder die Vorlage von Unterlagen, kann der Rentenversicherungs­träger aber nicht nur einen Bußgeldbescheid erlassen, er kann auch ein Zwangs­geld festsetzen.⚖ Die Voraussetzungen für den Erlass eines Bußgeldbescheides und die Erhebung eines Zwangsgelds und auch die jeweiligen Rechts­folgen sind jedoch nicht deckungsgleich. Während der Er­lass eines Bußgeld­bescheides voraussetzt, dass der Arbeit­geber schuldhaft (vorsätz­lich oder leichtfertig) Handlungs­pflichten ver­letzt hat, kann die (ggf. wie­derholt vorzunehmende) Festsetzung eines Zwangs­geldes unabhän­gig davon erfolgen, ob dem Arbeitgeber ein Verschulden nach­weisbar ist. Um den Arbeitgeber im Zusammenhang mit einer Betriebsprü­fung zur Vornahme der erforderlichen Handlungen zu veranlas­sen, hat sich in der Praxis die Festsetzung eines Zwangsgeldes oftmals als das effek­tivere Sanktionsmittel gegenüber dem Erlass eines Bußgeld­bescheides erwiesen. Zwangsgeldverfahren
UV‐Meldevorschriften ⚖	Nach § 111 Abs. 1 Nr. 5 SGB IV handelt ordnungswidrig, wer ent­gegen § 99 Abs. 1 Satz 1 SGB IV einen Lohnnachweis nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht recht­zeitig übermittelt. Nach § 111 Abs. 4 Satz  SGB IV kann die Ordnungswidrigkeit in den Fällen des § 111 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 SGB IV mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro geahndet werden.
Rechtsverordnungen ⚖	Verstöße gegen Rechtsverordnungen oder eine vollziehbare Anord­nung aufgrund einer solchen Rechtsverordnung, soweit die Rechtsver­ordnung für einen bestimmten Tatbestand auf diese Bußgeld­vorschrift verweist.⚖ Nach § 111 Abs. 4 Satz 2 SGB IV kann die Ordnungs­widrigkeit in den Fällen des § 111 Abs. 1 Nr. 8 SGB IV mit einer Geldbuße bis zu 5.000 Euro geahndet werden.

Zwangsgeld

Das Zwangsgeld ist ein Ordnungsmittel zur zwangsweisen gerichtlichen oder behördlichen Durch­setzung von Verhaltenspflichten, die der Verpflichtete selbst erfüllen kann. Das Zwangsgeld ist ein in die Zukunft gerichtetes Beugemittel, das aber weder Straf‑ noch Buß­geldcharakter hat und demzufolge kein Verschulden voraussetzt. Das Zwangsgeld dient lediglich der Willensbeeinflussung desjenigen, dem es angedroht wird. Durch die Androhung bzw. Festsetzung eines Zwangsgeldes soll ein in einem Bescheid gefordertes zukünftiges Verhalten (z.B. Vorlage von Unter­lagen oder Zulassung einer Betriebs­prüfung) ›erzwungen‹ werden.

Unanfechtbarer Verwaltungsakt

Voraussetzung für die Durchführung des Zwangsgeldverfahrens ist das Vorliegen eines unanfechtbaren Verwaltungsaktes bzw. eines Verwaltungsaktes, bei dem ein Rechtsmittel keine aufschiebende Wirkung hat. Der Verwaltungsakt muss auf die Vornahme einer Handlung, Duldung oder Unterlassung gerichtet sein.

Ein Widerspruch hat nur dann keine aufschiebende Wirkung, wenn die sofortige Vollziehung angeord­net wird. Die Anordnung der sofortigen Vollziehung kann im öffentlichen Interesse oder im überwie­genden Interesse eines Beteiligten liegen. Die Begründung ist am jeweiligen Einzelfall auszurichten.

Zwangsgeldverfahren

Verfahrensschritte	Bemerkungen
Androhung des Zwangsgeldes	Das Zwangsgeld ist vor seiner Verwendung schriftlich in bestimm­ter Höhe anzudrohen. Zuständig für die Androhung eines Zwangs­mittels ist die Ausgangsbehörde, die den Grundverwaltungsakt erlassen hat. Enthält der Grundverwaltungsakt ein Handlungsgebot für den Adressa­ten, dann ist dem Betroffenen in der Androhung eines Zwangs­mittels eine angemessene Frist zur Erfüllung dieser Handlungspflicht zu be­stimmen. Ist der Grundver­waltungsakt nicht für sofort vollziehbar er­klärt worden und noch nicht bestands­kräftig, darf die gesetzte Frist die Rechtsbehelfsfrist von einem Monat ab Bekanntgabe nicht unterschrei­ten. Im Falle einer Unterlassungs‑ oder Duldungs­verfügung ist eine Fristsetzung nicht erforderlich. Eine Anhörung ist vor dem Erlass des ›Androhungs­verwaltungsaktes‹ nicht notwendig, weil die Androhung eine Maßnahme in der Verwaltungsvollstreckung ist. Wird hingegen die Androhung mit dem Verwaltungsakt, der voll­streckt werden soll, verbunden, muss der Adressat in Bezug auf den Grund­verwaltungsakt vorher angehört werden. Kommt der Betroffene der Handlungsaufforderung nach, muss das Zwangsgeld nicht bezahlt werden.
Höhe des Zwangsgeldes	Die Höhe des Zwangsgeldes bestimmt der Versicherungs­träger nach pflichtgemäßem Ermessen. Dabei sind alle Umstände des Einzelfalles zu berücksichtigen. Das Zwangs­geld muss seiner Höhe nach in einem angemessenen Ver­hältnis zu seinem Zweck, zu dem zu erwartenden Ergebnis und zur wirtschaftlichen Leistungs­fähigkeit des Betroffenen stehen. Das Zwangsgeld darf maximal 25.000 Euro betra­gen.⚖ Aufgrund von landesrechtlichen Vorschriften ist zum Teil sogar ein Zwangs­geld bis zu 50.000 Euro möglich.⚖
Zwangsgeldbescheid	Die Festsetzung des Zwangsgeldes hat durch einen gesonderten schrift­lichen Verwaltungsakt zu erfolgen. Der Zwangsgeldbescheid ist mit einer Rechtsbehelfsbelehrung und einer Zahlungsfrist zu ver­sehen. Er kann somit mit einem Widerspruch angefochten werden. Wird auch nach Festsetzung des Zwangsgeldes noch immer nicht ge­leistet, wird das Zwangsgeld vollstreckt.
Ersatzzwangshaft	Bei ›Uneinbringlichkeit‹ des festgesetzten Zwangsgeldes hat das Ver­waltungs­gericht die Möglichkeit eine Ersatzzwangshaft anzuordnen. Un­einbringlich ist das Zwangsgeld, wenn nach ordnungsgemäßer Fest­set­zung eines Zwangsgeldes ein durchgeführter Beitreibungs­versuch er­folglos blieb. Die Ersatzzwangshaft ist kein eigenständiges Zwangsmittel, son­dern erfordert die Erfolglosigkeit der Eintreibung eines Zwangs­geldes. Die Ersatzzwangshaft beträgt mindestens einen Tag, höchstens zwei Wo­chen.

Die Anhörung Beteiligter verwirklicht den rechtsstaatlichen Anspruch auf rechtliches Gehör im sozial­rechtlichen Verwaltungsverfahren⚖ und vor Gericht.⚖ Die Anhörung schützt den Beteiligten vor über­raschenden Eingriffen und gibt ihm Gelegenheit, sich zu der zur Entscheidung stehenden Angelegen­heit in tatsächlicher und rechtlicher Hinsicht zu äußern.⚖ Damit hat der Beteiligte die Möglichkeit, bereits im Vorfeld auf die Verwaltungsentscheidung einzuwirken und sich Klarheit über die Erfolgsaus­sichten einer gerichtlichen Klage zu verschaffen.

Eine formelle Anhörung gemäß § 24 SGB X ist grundsätzlich eine Voraussetzung für die Recht­mäßigkeit des danach zu erlassenden Verwaltungsaktes. Wird die Anhörungspflicht verletzt, so liegt ein Verfah­rensfehler vor, der den ergangenen Verwaltungsakt formell rechtswidrig werden lässt. Der Verfahrens­fehler kann jedoch geheilt werden, indem die Anhörung im Rahmen des Widerspruchver­fahrens nachgeholt wird. Nach § 41 Abs. 1 Nr. 3 in Verbindung mit Abs. 2 SGB X kann eine unterlassene formelle Anhörung ggf. noch bis zur Beendigung des Verfahrens in der letzten Tatsacheninstanz (Lan­des­sozialgericht) nachgeholt werden.

Widerspruchsverfahren (Vorverfahren) → Die Anhörung

Landessozialgericht (zweite Instanz) → Letzte Tatsacheninstanz

Da es sich bei dem Bescheid des prüfenden Rentenversicherungsträgers um einen Verwaltungsakt im Sinne des SGB X handelt, hat auch der prüfende Rentenversicherungsträger dem Arbeitgeber vor Erlass des Bescheides im Rahmen einer formellen Anhörung noch einmal die Möglichkeit zu geben, sich zu den festgestellten Beanstandungen zu äußern. Der Arbeitgeber hat damit noch vor dem Erlass des Prüfbescheides die Möglichkeit ergänzende Unterlagen nachzureichen und eigene Rechtsauf­fassungen darzulegen.

Die Anhörung im Verwaltungsverfahren kann grundsätzlich schriftlich, mündlich und auch fernmünd­lich erfolgen. Dies folgt aus dem Grundsatz der Nichtförmlichkeit des Verwaltungsverfahrens.⚖ Eine tele­fonische Anhörung erfordert aber zumindest, dass dem Arbeitgeber zunächst eine hinreichende Frist eingeräumt wird, innerhalb derer er die Möglichkeit hat, sich sachkundig zu machen, Über­legungen anzustellen und sich danach zu äußern. Eine telefonische Anhörung mit gleichzeitiger Rückäußerung durch den Arbeitgeber erfüllt nicht die Voraussetzungen des § 24 Abs. 1 SGB X.⚖

Mitteilung entscheidungserheblicher Tatsachen

Ein formelles schriftliches Anhörungsverfahren wird in der Regel dann durchgeführt, wenn es sich um höhere Beitragsnachforderungen handelt, Statusfeststellungsverfahren durchgeführt wurden oder der Arbeitgeber im Rahmen der Schlussbesprechung signalisiert, dass er gegen den Bescheid Rechtmittel einlegen will. In der Anhörung hat der prüfende Rentenversicherungsträger dem Arbeitgeber die ent­scheidungserheblichen Tatsachen mitzuteilen. Entscheidungserheblich sind alle Tatsachen, auf die die Behörde den Verfügungssatz gestützt hat oder auf die es nach ihrer materiell‐rechtlichen Ansicht objektiv ankommt. Die entscheidungserheblichen Tatsachen müssen dem Betroffenen in einer Weise unterbreitet werden, dass dieser sie als für die Entscheidung erheblich erkennen und sich zu ihnen sachgerecht äußern kann.⚖

In der Praxis verzichten die Arbeitgeber meist auf die Durchführung eines formellen schriftlichen Anhörungsverfahrens, sodass Schlussbesprechung und Anhörung in einem Akt zusammenfallen. Die Prüfer nutzen das Abschlussgespräch regelmäßig auch, um zu beraten und Hinweise zur Optimierung der Arbeit in Bezug auf die sozialversicherungsrechtlichen Erfordernisse zu geben. Deshalb ist es rat­sam, an diesem Termin alle Verantwortungsträger des Unternehmens teilnehmen zu lassen.

Anhörungsfrist

Für die Rückäußerung muss dem Betroffenen eine angemessene Frist gewährt werden. Eine unan­gemessen kurze Anhörungsfrist steht einer unterlassenen Anhörung gleich und stellt somit einen Ver­fahrensfehler dar.

Nach der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts hängt die Angemessenheit der Anhörungsfrist vom Schwierigkeitsgrad der entscheidungserheblichen Tatsachen ab. Grundsätzlich wird eine Frist von zwei Wochen als Mindestfrist angesehen. Beim Vorliegen besonderer Umstände des Einzelfalls kann die Verwaltung jedoch verpflichtet bzw. berechtigt sein, ausnahmsweise eine längere bzw. kürzere Anhö­rungsfrist einzuräumen. Grundsätzlich sind zur Anhörungsfrist noch die Postlaufzeiten für die Hin‑ und Rücksendung hinzuzurechnen. Die Anhörungsfrist kann verlängert werden, wenn der Betroffene die Frist ohne sein Verschulden nicht einhalten kann. Erfolgt nach dem Ablauf der Anhörungsfrist keine Reak­tion, kann der Sozialversicherungsträger davon ausgehen, dass sich der Beteiligte nicht äußern wird.

Der prüfende Rentenversicherungsträger hat anlässlich einer Arbeitgeberprüfung nach § 28p Abs. 1 SGB IV den Verwaltungsakt im Sinne von § 28p Abs. 1 Satz 5 SGB IV gegenüber dem Arbeitgeber als Beitragsschuldner im Sinne der Sozialversicherung bekanntzugeben.⚖

Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge → Der Beitragsschuldner

Dem Arbeitgeber ist das Ergebnis der Prüfung innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der Prüfung schriftlich mitzuteilen⚖; auf Wunsch des Arbeitgebers kann dies auch durch Datenübertragung erfolgen.⚖ Das Ergebnis der Prüfung ist vom Arbeitgeber bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren.

Hat die Prü­fung zu keinen Beanstandungen geführt, erhält der Arbeitgeber keinen Prüfbescheid, son­dern ledig­lich eine Prüfmitteilung. Die Prüfmitteilung stellt keinen Verwaltungsakt dar und kann somit nicht ange­fochten werden.

Kommt es im Rahmen der Prüfung gemäß § 28p Abs. 1 SGB IV zu Beanstandungen, die zu einer Nachforderung von Beiträgen führen, werden diese gegenüber dem betroffenen Arbeitgeber mit einem Bescheid geltend gemacht. Bei dem Prüfbescheid handelt es sich um einen Verwaltungsakt im Sinne des § 31 SGB X.

Widerspruchsverfahren (Vorverfahren) → Der Verwaltungsakt (Bescheid)

In dem Bescheid sind die nachgeforderte Beitragssumme, die Begründung der Nachforderung, die Höhe eventuell festgestellter Säumniszuschläge sowie die Zahlungsfrist aufgeführt. Zudem muss der Bescheid eine Rechtsbehelfsbelehrung enthalten. In dem Beitragsbescheid bzw. der Prüfmitteilung hat der Rentenversicherungsträger neben den ver­si­cherungs‑ und beitragsrechtlichen Feststellungen auch alle melderelevanten Sachverhalte unter Anga­be der konkreten Meldedaten darzustellen und den Arbeitgeber zur Abgabe der Meldungen auf­zu­for­dern. Des Weiteren finden sich in der Anlage Auf­listungen, an welche Einzugsstellen (Krankenkasse) und in welcher Höhe die Beiträge zu entrichten sind.

Zu Unrecht gezahlte Beiträge

Zu Unrecht gezahlte Beiträge werden im Rahmen einer Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV grund­sätzlich nicht über den Prüfbescheid erstattet oder mit Forderungen verrechnet, weil dem prüfenden Rentenversicherungsträger nicht bekannt ist, ob der Beschäftigte Leistungen aus einem Zweig der Sozialversicherung erhalten hat.

Sofern auch Arbeitnehmeranteile zu erstatten sind, dürfen diese ohnehin nicht mit Forderungen an den Arbeitgeber verrechnet werden.

Zahlungsfrist

Bei Erteilung des Beitragsbescheides setzt der Rentenversicherungsträger eine Frist zur Begleichung der Beitragsnachforderung. Die nachberechneten Sozialversicherungsbeiträge und ggf. auch die nach­geforderten Umlagebeträge sind bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats, der dem Datum des Bescheides folgt, an die zuständige Einzugsstelle zu zahlen. Die Einzugsstelle hat die Einhaltung der Frist zu überwachen und ggf. Säumniszuschläge zu erheben.

Zahlungsfrist (Beispiele)

Bescheiddatum	Zahlungsfrist
10.12.2025	bis zum 26.01.2026
10.11.2026	bis zum 22.12.2026
Fälligkeit der Beitragszahlung → Fälligkeitstermine für die Beitragszahlung (Übersicht)

Stundung der Sozialversicherungsbeiträge

Die Einzugsstellen können auf Antrag des Arbeitgebers unter gewissen Umständen die Sozialver­sicherungsbeiträge stunden. Eine Stundung der Ansprüche ist jedoch nur möglich, wenn die sofortige Einziehung mit erheblichen Härten für den Arbeitgeber verbunden wäre und der Anspruch durch die Stundung nicht gefährdet wird.⚖

Stundung von Sozialversicherungsbeiträgen → Stundung durch die Einzugsstellen

Möglichkeit des Widerspruchs

Erlässt eine Behörde einen Bescheid, so muss dieser eine Rechtbehelfsbelehrung enthalten. Der Ar­beitgeber ist über den zulässigen Rechtsbehelf und den Beginn und die Dauer der Widerspruchsfrist zu belehren. Dazu ist es ausreichend, auf den Zeitpunkt der Bekanntgabe oder der Zustellung des Be­scheids hinzuweisen. Ein konkretes Ende der Frist ist nicht anzugeben.

Ist der Arbeitgeber mit den Beanstandungen des Rentenversicherungsträgers nicht einverstanden, so muss er – zur Vermeidung einer dauerhaften Rechtskraft der Entscheidung – innerhalb der in der Rechtsbehelfsbelehrung angegeben Frist (grundsätzlich binnen eines Monats ) gegen den Bescheid Widerspruch erheben. Der Widerspruch ist schriftlich, in elektronischer Form nach § 36a Abs. 2 SGB I oder zur Niederschrift bei dem Rentenversicherungsträger einzureichen, der den Verwaltungsakt erlassen hat. Im Widerspruchsverfahren überprüft der Rentenversicherungsträger seine Entscheidung noch einmal unter den Gesichtspunkten der Rechtmäßigkeit und der Zweck­mäßigkeit. Die Zuständigkeit des Rentenversicherungsträgers erstreckt sich ebenso auf ein sich even­tuell an­schließen­des Klageverfahren vor den Sozialgerichten.

Widerspruchsverfahren (Vorverfahren) → Die Widerspruchsfrist

Keine zahlungsaufschiebende Wirkung

Der Widerspruch hat keine zahlungsaufschiebende Wirkung.⚖

Nur wenn die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund im Rahmen eines Anfragever­fahrens über den Status der Vertragsbeziehung entscheidet, dass eine Beschäftigung vorliegt, können Widerspruch und Klage eines Beteiligten eine aufschiebende Wirkung haben.⚖

Anfrageverfahren → Aufschub der Versicherung‑ und Beitragspflicht

Aussetzung der Vollziehung

Bestehen ernstliche Zweifel an der Rechtmäßigkeit des Bescheides, weil gewichtige Umstände gegen die Rechtmäßigkeit des Bescheides sprechen, kann der Arbeitgeber beim prüfenden Rentenversiche­rungsträger die Aussetzung der Vollziehung beantragen.⚖

Sofortige Vollziehbarkeit → Aussetzung der Vollziehung

Mitteilung an die zuständige Einzugsstelle

Der Arbeitgeber braucht die Beiträge nicht mehr gesondert nachzuweisen. Es gehört zu den Unter­richtungspflichten des prüfenden Rentenversicherungsträgers jeder Einzugs­stelle eine Durchschrift der vollständigen Prüfmitteilung mit der sie betreffenden Anlage (Aufstellung der Nachberechnungen und Gutschriften) zukommen zu lassen. Die Anlage zur Prüfmitteilung gilt als Beitragsnachweis für die Sollstellung der Einzugsstelle. Aufgrund dieser Regelung macht die zuständige Einzugsstelle in der Praxis die ausstehenden Beiträge nicht nochmals durch eigene Verwaltungsakte beim Arbeitgeber geltend.⚖ Ergab die Prüfung keine Beanstandungen, erfolgt diesbezüglich keine Mitteilung.

Über etwaige Rechtsbehelfe gegen den Bescheid (Widersprüche, Klagen, Anträge auf Aussetzung der Vollziehung) sowie die hierzu ergangenen Entscheidungen hat der Rentenversicherungsträger die be­troffenen Einzugsstellen möglichst unverzüglich zu unterrichten.