Auslagenersatz

Pauschaler Auslagenersatz für das Laden eines Elektro‐Firmenfahrzeugs

Als Auslagenersatz bezeichnet man betrieblich bedingte Ausgaben, die der Arbeitnehmer auf Rechnung des Arbeitgebers tätigt. Es handelt sich hierbei um Beträge, die ein Arbeitnehmer entweder vom Arbeitgeber erhält, um sie für den Arbeitgeber auszugeben (durchlaufende Gelder) oder um Beträge, die er für den Arbeitgeber ausgegeben hat (z. B. Parkgebühren). Der Arbeitnehmer übt damit im Zahlungsverkehr lediglich die Funktion einer Mittelsperson aus.

In beiden Fällen müssen die Zwecke des Arbeitgebers im Vordergrund stehen, das heißt der Arbeitnehmer muss die Gelder als fremde Gelder im Sinne der §§ 669, 667 BGB behandeln. Der Arbeitnehmer erhält somit keine Zuwendungen zu seiner eigenen Verfügung, sondern erhält lediglich Beträge, die er für den Arbeitgeber verauslagt hat oder noch begleichen soll.

Wird dem Beschäftigten pauschal ein Betrag ausbezahlt, der die tatsächlich entstan­denen Aufwendungen übersteigt, so ist diese Differenz dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt zuzurechnen.

Steuerfreier Auslagenersatz

Steuerfreier Auslagenersatz liegt unter folgenden Bedingungen vor:

  1. Die Ausgaben werden nicht im eigenen Interesse, sondern für Rechnung des Arbeitgebers getätigt.

  2. Das Risiko der Aufwendungen liegt nicht beim Arbeitnehmer.

  3. Der Arbeitnehmer darf durch die Ersatzleistung nicht bereichert werden.

  4. Die Ausgaben müssen im Einzelnen abgerechnet werden.

Durchlaufende Gelder oder Auslagenersatz werden immer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gezahlt, da sie ihrem Wesen nach keinen Arbeitslohn darstellen. Sie können daher auch keinen anderen Arbeitslohn ersetzen.

Arbeitslohn/Arbeitsentgelt
Steuer GSV UV Laufend Einmalig
nein nein nein - - - - - - 
Rechtsquellen
Steuer: § 3 Nr. 50 EStG
        R 3.50 Abs. 2 LStR
SV:     § 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV
☆ ☆ ☆
Pauschaler Auslagenersatz

Beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen können ohne Einzelnachweis bis zur Höhe von 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch bis zu 20,00 Euro steuerfrei ersetzt werden.

Telefonkosten (privater Telefonanschluss)

Grundsätzlich handelt es sich bei einem pauschalen Auslagenersatz steuerrechtlich um Arbeitslohn und sozialversicherungsrechtlich um beitragspflichtiges Arbeitsentgelt.

Arbeitslohn/Arbeitsentgelt
Steuer GSV UV Laufend Einmalig
ja ja ja ja nein 
Rechtsquellen
Steuer: § 19 Abs. 1 EStG
        H 3.50 Abs. 2 Satz 1 LStH
SV:     § 14 Abs.1 Satz1 SGB IV

Ausnahmsweise kann pauschaler Auslagenersatz steuerfrei bleiben, wenn er regel­mäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsen­tativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist. Der pauschale Aus­lagen­ersatz bleibt dann solange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.

Pauschaler Auslagenersatz kann keinen anderen Arbeitslohn ersetzen.

Arbeitslohn/Arbeitsentgelt
Steuer GSV UV Laufend Einmalig
nein nein nein - - - - - - 
Rechtsquellen
Steuer: H 3.50 Abs. 2 Satz 2 LStH
SV:     § 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV

SVMWIndex k6s1a1aeka25